Temporäre Besprechungsboxen: Wann sollte ein Unternehmen sie anschaffen?

Schnelle Antwort

Temporäre Besprechungszellen sind dann sinnvoll, wenn kurzfristig anberaumte Besprechungen ein wiederkehrendes Kapazitätsproblem darstellen und nicht nur ein einmaliger Notfall sind. Wenn ein Team sofort einen Raum benötigt und diesen wahrscheinlich nicht erneut benötigen wird, ist es realistischer, ein Büro zu mieten oder einen einfachen temporären Besprechungsbereich einzurichten, als eine Besprechungskabine zu kaufen. Der Kauf wird zu einer besseren Option, wenn bei Besprechungen regelmäßig ein Wettstreit um zu wenige Räume herrscht und die Besprechungskabinen auch nach Beendigung des unmittelbaren Mangels weiterhin nützlich bleiben.

Zuletzt aktualisiert: 31. Juli 2026 | Autor: Richard | Geschätzte Lesezeit: 7 Minuten

Was bedeutet “vorübergehend” für Ihre Praxis?

Der Begriff “vorübergehend” kann sehr unterschiedliche Probleme am Arbeitsplatz beschreiben. Diese Unterschiede entscheiden darüber, ob der Kauf eines Pods sinnvoll ist.

Ein einmaliger Notfall

Ein Team benötigt möglicherweise heute, diese Woche oder für eine einmalige Veranstaltung einen separaten Raum. Der Kauf eines Meeting-Pods ist in der Regel die falsche Lösung, da Produktauswahl, Lieferung, Aufstellung und Einrichtung einen dringenden Bedarf nicht so schnell decken können wie ein in der Nähe gemietetes Büro oder ein einfacher provisorischer Besprechungsraum.

Ein festgelegtes Projekt oder eine festgelegte Sanierungsphase

Ein Projektteam kann während der Renovierung oder Umgestaltung eines Büros für einen geplanten Zeitraum keinen Zugang zu Besprechungsräumen haben. Ein „Pod“ kann in dieser Situation eine Lösung sein, wenn der Projektzeitplan genügend Zeit für die Beschaffung vorsieht und nach der vorübergehenden Phase eine klare Verwendungsmöglichkeit für den „Pod“ besteht. Ohne diese zweite Verwendungsmöglichkeit kann eine kurzfristige Anmietung von Räumlichkeiten dennoch praktischer sein.

Ein immer wiederkehrender Mangel an Räumlichkeiten

In manchen Büros werden Besprechungen als “vorübergehend” bezeichnet, weil sie kurzfristig anberaumt werden, doch der Platzmangel selbst ist dauerhaft. Teams suchen immer wieder nach Räumen, kleine Gruppen belegen Räume, die größer sind, als sie benötigen, und private Gespräche finden in ungeeigneten offenen Bereichen statt. Dies ist das stärkste Argument für die Anschaffung von Besprechungskabinen, da das Büro damit einen wiederkehrenden Bedarf deckt und nicht nur eine einmalige Situation löst.

Wann ist ein Meeting Pod die falsche Wahl?

Kaufen Sie keinen Besprechungsraum, nur weil die aktuelle Anfrage dringend erscheint. Nutzen Sie stattdessen eine schnellere vorübergehende Alternative, wenn:

• Der Raum muss bereitstehen, bevor ein Pod realistisch gesehen geliefert und aufgestellt werden kann;
• Die Anforderung beschränkt sich auf eine Sitzung, eine Veranstaltung oder einen kurzen Besuch;
• Das Unternehmen hat nach Wegfall des unmittelbaren Bedarfs voraussichtlich keine Verwendung mehr für die Kapsel;
• Ein gemietetes Büro, ein vorhandener Raum oder ein einfach eingerichteter privater Bereich können diese Anforderungen erfüllen;
• Für das Treffen ist kein geschlossener Raum erforderlich.

B&H Ergonomics verkauft Meeting-Pods; das Unternehmen bietet keine vorübergehende Vermietung von Pods an. Ein Käufer, dessen einziges Ziel darin besteht, einen Raum oder einen Pod für einen einmaligen, dringenden Anlass zu mieten, sollte sich stattdessen an einen lokalen Anbieter von Arbeits- oder Veranstaltungsräumen wenden.

Wann ist die Anschaffung von temporären Besprechungskabinen sinnvoll?

Ein Kauf lässt sich besser rechtfertigen, wenn die Behörde nachweisen kann, dass das Problem immer wieder auftritt. Die deutlichsten Anzeichen sind:

• Private oder hybride Veranstaltungen überschreiten regelmäßig die verfügbare Raumkapazität;
• es finden mehrere kurzfristig anberaumte Sitzungen gleichzeitig statt;
• Der Mangel geht über ein einzelnes Projekt hinaus;
• Nach einer Renovierung oder einer vorübergehenden Phase wird der Pod einen festgelegten Standort und Zweck haben;
• Das Unternehmen legt Wert auf eine geschlossene Anlage, die bei Änderungen der Raumaufteilung versetzt oder neu zusammengesetzt werden kann.

Für ein Büro, in dem es häufig zu Terminüberschneidungen kommt, kann der Kauf langfristig einen größeren Nutzen bringen als die wiederholte provisorische Nutzung von Räumlichkeiten. Die Entscheidung sollte sich nach der voraussichtlichen Wiederverwendbarkeit richten und nicht allein nach dem Begriff “vorübergehend”.

Entscheidungsmatrix: Flächen mieten, improvisieren oder Pods kaufen?

Wie viele Kabinen braucht das Büro?

Berechnen Sie die Anzahl der Gruppen nicht allein anhand der Gesamtteilnehmerzahl. Erfassen Sie die Besprechungen, für die kein geeigneter Raum gefunden werden konnte, und ermitteln Sie den Spitzenbedarf.

1. Zählen Sie gleichzeitige Terminüberschneidungen. Erfassen Sie, wie viele Termine zur Hauptnutzungszeit um nicht verfügbare Räume konkurrieren.
2. Größe der Gesprächsgruppe erfassen. Unterscheiden Sie zwischen Gesprächen zu zweit, Teambesprechungen mit vier Personen und Sitzungen mit sechs Personen.
3. Nachfrage, die keine abgeschlossene Raumgestaltung erfordert, sollte ausgeschlossen werden. Ein offener Gemeinschaftsbereich kann für informelle Arbeit, bei der keine Privatsphäre oder akustische Abschirmung erforderlich ist, ausreichend sein.
4. Kapazität für den wiederkehrenden Spitzenbedarf. Ein seltenes Ausreißereignis kann durch die Anmietung von Überlaufkapazitäten bewältigt werden, anstatt die Anzahl der Pods dauerhaft zu erhöhen.
5. Bestätigen Sie die nächste Verwendung des Pods. Weisen Sie bei einem Renovierungsprojekt jeder Einheit vor dem Kauf einen Standort nach der Renovierung zu.

Wenn es sich bei dem wiederkehrenden Spitzenbedarf beispielsweise um zwei gleichzeitig stattfindende Zweierbesprechungen und eine Viererbesprechung handelt, beträgt die Ausgangskapazität zwei M-Einheiten und eine L-Einheit. Der Zweck dieser Berechnung besteht darin, festgestellte Raumkonflikte zu beseitigen, und nicht darin, freie Pods ohne definierte Nutzung zu schaffen.

Auswahl zwischen M, L oder XL

B&H Ergonomics bietet für diese Planungsentscheidung drei verschiedene Kapazitäten für Besprechungskabinen an:

Wählen Sie die kleinste Kapazität, die der üblichen Gruppengröße gerecht wird, ohne dass größere Besprechungen in zu kleine Räume verlegt werden müssen. Wählen Sie nicht die Größe „XL“ für gelegentliche Veranstaltungen mit sechs Personen, wenn die meisten Raumkonflikte nur zwei Personen betreffen. Umgekehrt können mehrere Einheiten der Größe „M“ eine Einheit der Größe „L“ oder „XL“ nicht ersetzen, wenn dieselbe Gruppe gemeinsam tagen muss.

Sobald der wiederkehrende Bedarf und die Gruppengröße feststehen, vergleichen Sie B&H modulare Besprechungskapseln nach Kapazität, anstatt jedes vorübergehende Treffen als dasselbe Raumproblem zu behandeln.

Plan für den Transport und die Wiederverwendung

Eine vorübergehende Aufstellung sollte auf eine spätere Wiederverwendung ausgelegt sein. Die B&H-Besprechungskabinen lassen sich zerlegen und wieder zusammenbauen, wenn sie an einen deutlich anderen Standort verlegt werden müssen. Bei einem kurzen Umzug innerhalb desselben Arbeitsbereichs können sie auch im zusammengebauten Zustand transportiert werden, sofern die Wegführung und die örtlichen Gegebenheiten dies zulassen.

Vor dem Kauf bitte Folgendes dokumentieren:

• die anfängliche Platzierung während der Übergangsphase;
• der vorgesehene Standort nach Abschluss dieser Phase;
• ob es sich um eine kurze Umstellung innerhalb des Gebäudes handelt oder ob eine Demontage erforderlich ist;
• die freie Strecke zwischen den Standorten, einschließlich Kurven und Hindernissen;
• die Kapazität und die Art der Veranstaltungen, für die der Pod an beiden Standorten genutzt wird;
• wer den Umzug und die Einrichtung koordinieren wird.

Gehen Sie nicht davon aus, dass “beweglich” bedeutet, dass ein Pod jederzeit an jeden beliebigen Ort geschoben werden kann. Die Art der Verlegung hängt von der Entfernung, der Zugänglichkeit und den Bedingungen an beiden Standorten ab.

Checkliste für die Planung von temporären Besprechungsbereichen

Bitte nutzen Sie diese Checkliste, bevor Sie Konfigurationen oder Preisangebote anfordern:

• [ ] Handelt es sich um einen akuten, einmaligen Bedarf oder um einen wiederkehrenden Bedarf?
• [ ] Bei wie vielen Besprechungen findet sich in der Hauptsaison kein geeigneter Raum?
• [ ] Wie viele Personen nehmen an jedem dieser Treffen teil?
• [ ] Für welche Besprechungen ist tatsächlich ein geschlossener Raum erforderlich?
• [ ] Würde eine gemietete Fläche den Bedarf realistischer decken?
• [ ] Sollte die Auswahl beim Kauf die Größen M, L, XL oder mehrere Größen umfassen?
• [ ] Wo wird jede Kapsel zuerst platziert?
• [ ] Wo wird die jeweilige Kapsel nach der vorübergehenden Phase eingesetzt?
• [ ] Kann ein kurzer Transport innerhalb des Gebäudes ohne Demontage durchgeführt werden, oder ist eine Demontage erforderlich?
• [ ] Gibt es eine klare, praktikable Route zwischen den geplanten Standorten?

Wenn die Checkliste nur einen dringenden Bedarf und keine spätere Nutzung ergibt, sollten Sie keinen Kauf tätigen. Wenn sie hingegen wiederholte Raumkonflikte und einen klaren Plan für die Wiederverwendung aufzeigt, können temporäre Besprechungsbereiche zu einer dauerhaften Kapazität werden, die auch bei Veränderungen im Büro weiterhin nützlich bleibt.

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