Recursos / Calculadoras y herramientas de planificación

¿Vale la pena tener un cubículo de oficina?

Utiliza esta guía de decisión para determinar si tu lugar de trabajo debería invertir en una cabina telefónica, un espacio de trabajo individual, un espacio para reuniones o un plan más amplio de espacios individuales.

Respuesta rápida

En oficina pod Vale la pena cuando resuelve un cuello de botella recurrente en el lugar de trabajo que ya está afectando el tiempo, la capacidad del espacio, la privacidad o el presupuesto de construcción. Si el problema es ocasional, poco claro o principalmente estético, el argumento comercial es débil.

Resumen de la recuperación de la inversión

Elige tu camino hacia el ROI

Hoja de trabajo para la toma de decisiones

Flujo

Privacidad en el lugar de trabajo comercial

Resumen rápido de la recuperación de la inversión

Entrada	Ejemplo	Por qué es importante
Costo total de la cabina de reuniones	$9,000	Comienza por el costo de importación, no por el precio de lista.
Recuperación anual modelada antes del nivel de confianza	$36,000	Calcúlalo a partir del valor de construcción observado de la sala, la llamada, la sesión de trabajo, la reunión o el espacio evitado.
Factor de confianza	50%	Evita presentar reclamaciones excesivas antes de la revisión financiera.
Recuperación anual modelada ajustada	$18,000	La recuperación anual conservadora tras el descuento por incertidumbre.
Recuperación mensual modelada ajustada	$1,500	La recuperación anual dividida entre 12 para el modelo de recuperación de la inversión.
Plazo de recuperación estimado	6,0 meses	Es útil como filtro rápido para decidir si seguir adelante o no.
Retorno de inversión (ROI) simple del primer año	100%	Una comparación rápida entre la recuperación anual ajustada y el costo total.

Resumen rápido de la recuperación de la inversión

Primero, utiliza la recuperación anual modelada; luego, aplica un factor de confianza antes de calcular el plazo de recuperación y el retorno de inversión (ROI) simple del primer año.

Costo total del pod Recuperación anual modelada Factor de confianza 50% aplicado Recuperación anual ajustada

$1,500 Recuperación mensual ajustada

6.0 Meses estimados de recuperación de la inversión

100% Retorno de inversión (ROI) simple del primer año

Usa esta fórmula para la primera pasada:

Recuperación anual modelada ajustada = recuperación anual modelada × factor de confianza
Recuperación mensual modelada ajustada = recuperación anual modelada ajustada / 12
Meses estimados de recuperación de la inversión = costo total del módulo / recuperación mensual ajustada según el modelo
Rentabilidad de la inversión (ROI) simple del primer año = (recuperación anual ajustada según el modelo – costo total del módulo) / costo total del módulo × 100

Comienza aquí: La prueba de si vale la pena, en cuatro partes

Prueba	Pregunta esto	Señal fuerte	Señal débil
Problema	¿Qué problema se repite cada semana?	Las llamadas, las reuniones o los problemas de privacidad son evidentes y frecuentes.	La cápsula es tan popular principalmente porque tiene un aspecto moderno.
Coste	¿Es el costo lo suficientemente completo como para modelarlo?	La cotización incluye el alcance real del proyecto y las hipótesis sobre el costo total.	Aún no está claro qué pasa con el flete, los aranceles, la descarga o la instalación.
Ajuste	¿Qué tipo de cápsula es la más adecuada para este trabajo?	La cabina elegida es ideal para llamadas, trabajo que requiere concentración o reuniones.	Se espera que un solo producto resuelva todos los problemas del lugar de trabajo.
Uso	¿La gente lo usará con la frecuencia suficiente?	La cápsula se ubica cerca de los equipos que la necesitan y facilita el flujo de trabajo diario.	La cápsula se coloca en un espacio sobrante, lejos de la demanda real.

Regla de decisión:

3-4 señales claras: seguir con la comparación de cotizaciones y la modelización del retorno de inversión.
2 señales claras: aclara los datos poco claros antes de elegir un producto.
0-1, señal fuerte: detén la compra y realiza primero una breve verificación de la utilización.

Elige tu camino hacia el ROI

Esta página es la guía general. Usa la calculadora o la guía más específica una vez que sepas qué problema laboral estás resolviendo.

Llamadas en el pasillo

La gente atiende llamadas en los pasillos, en las escaleras o en habitaciones pequeñas.

Desperdicio en las habitaciones

De dos a cuatro personas siguen ocupando habitaciones grandes.

Enfoque profundo

El equipo necesita un espacio de trabajo individual tranquilo.

Selección de cápsulas

La oficina aún está decidiendo qué tipo de módulo necesita.

Diseño de planta

El proyecto comienza con el número de empleados y la superficie útil.

Selector de tipo de cápsula

Asigna el problema del lugar de trabajo al tipo de pod adecuado antes de modelar el retorno de inversión.

Tipo de vaina	La mejor opción	El retorno de la inversión (ROI) suele provenir de	Usa esto a continuación
Cabina telefónica de oficina	Llamadas privadas, videollamadas, llamadas de ventas, conversaciones de recursos humanos.	Reducir el uso indebido de las salas y asignar un destino específico a las llamadas individuales.	Calculadora del retorno de inversión (ROI) de las cabinas telefónicas de oficina
Espacio de trabajo	Trabajo individual, concentración, sesiones individuales más largas.	Reducir las interrupciones y crear un entorno propicio para el trabajo tranquilo que se pueda reproducir.	Guía del módulo de trabajo
Sala de reuniones	Reuniones de 2 a 4 personas, llamadas híbridas, reuniones informales.	Reutilizar las salas de reuniones demasiado grandes y trasladar las reuniones pequeñas al espacio adecuado.	Calculadora del retorno de inversión (ROI) de Meeting Pod
Plano de módulos de oficina mixtos	Oficinas con diversos problemas recurrentes relacionados con la privacidad, la concentración y las reuniones.	Adaptar cada flujo de trabajo al pod adecuado, en lugar de obligar a un solo producto a resolverlo todo.	Comparar módulos de oficina

El marco de ROI que sustenta la decisión

Utiliza esto como un modelo de planificación, no como una regla contable universal. La estructura de la fórmula se mantiene constante en todas las páginas de ROI de los módulos de oficina, las cabinas telefónicas de oficina y los módulos de reuniones; los datos de entrada varían según el tipo de módulo.

Recuperación anual modelada ajustada = recuperación anual modelada × factor de confianza

Recuperación mensual modelada ajustada = recuperación anual modelada ajustada / 12

Rentabilidad de la inversión (ROI) de los módulos de oficina = (recuperación anual ajustada según el modelo – costo total del módulo) / costo total del módulo × 100

Período de recuperación de la inversión en meses = costo total del pod / recuperación mensual ajustada según el modelo

Categoría de ROI	Incluir esto	No cuentes esto
Se evitó la ampliación	Las habitaciones en las que se planea instalar paneles de yeso, los trabajos de los contratistas, el tiempo de inactividad por renovaciones o la coordinación con el arrendador, todo lo cual sustituye el módulo.	Ahorros en la construcción cuando en realidad no se había planeado ninguna ampliación.
Recuperación de la habitación	La capacidad de la sala de reuniones se libera cuando el trabajo incorrecto se traslada al módulo correcto.	Valor de la habitación vacía si no hay restricciones en las habitaciones.
Recuperación de llamadas y enfoque	Llamadas privadas repetidas, sesiones de concentración interrumpidas o tiempo dedicado a registrar las habitaciones que se pueda observar.	Cada conversación supone un aumento garantizado de la productividad.
Valor de flexibilidad	Reubicación, reasignación, flexibilidad en los contratos de arrendamiento y futuros cambios en la distribución de los espacios.	El valor de reventa o los beneficios fiscales se consideran dinero en efectivo garantizado.

El tratamiento fiscal y de depreciación puede afectar el análisis después de impuestos, pero debe ser revisado por un asesor fiscal calificado. La Publicación 946 del IRS es un punto de partida útil para analizar la depreciación en Estados Unidos, pero el tratamiento correcto depende de la clasificación del activo, el momento, el uso comercial y las normas fiscales vigentes.

Cuándo suele valer la pena tener un espacio de oficina independiente

Cada semana se repite el mismo problema con las llamadas, las reuniones, la privacidad o la concentración.
Las llamadas individuales están ocupando espacios más amplios o zonas de circulación pública.
De dos a cuatro personas suelen ocupar salas de reuniones demasiado grandes.
Se está considerando la construcción de un cuarto fijo o de paneles de yeso.
La cotización es lo suficientemente completa como para que el departamento de finanzas pueda elaborar un modelo.
La cápsula se puede colocar cerca de las personas que la van a usar.

Cuándo, por lo general, no vale la pena

Ya hay salas cerradas disponibles y es fácil reservarlas.
Se recomienda usarlo de vez en cuando, no a diario.
La cápsula quedaría muy lejos de los equipos que la necesitan.
La compra se basa principalmente en el estilo visual.
El modelo se basa en afirmaciones generales sobre la productividad, en lugar de en el comportamiento observado.
El comprador no ha diferenciado los casos de uso de las cabinas telefónicas, los espacios de trabajo y los espacios para reuniones.

Hoja de trabajo para tomar decisiones en 10 minutos

Usa esta hoja de trabajo antes de elegir un producto o solicitar una cotización definitiva. El mejor modelo es aquel que tu equipo de finanzas pueda cuestionar y, aun así, entender.

Entrada	Notas
Problema recurrente	Conversaciones en los pasillos, desperdicio de espacio en las salas, reuniones abiertas, falta de concentración o ampliación planificada.
Probablemente se necesite un tipo de cápsula	Cabina telefónica, espacio de trabajo, espacio para reuniones o diseño de oficina con espacios mixtos.
Sesiones diarias previstas	Cuenta por separado las llamadas, las sesiones de enfoque o las reuniones pequeñas.
Duración promedio de la sesión	Utiliza datos del calendario, registros de las salas, observaciones o una sencilla encuesta al equipo.
Valor por hora aprobado por el departamento de finanzas	Utiliza el valor de trabajo incorporado solo si el departamento de finanzas lo acepta.
Costo total del pod	Utilice la cotización firmada o la estimación más precisa del costo total disponible.
Factor de confianza	Utilice los modelos 25%, 50% y 75% para evitar reclamaciones excesivas.
La mejor página siguiente	Elige entre la cabina telefónica, la cabina de reuniones, la cabina de trabajo o la opción de planificación del espacio de oficina.
Decisión	Continúa, aclara o haz una pausa.

Nota fiscal

Flujo de decisión recomendado

Para los equipos de instalaciones y finanzas, mantengan el proceso sencillo y que se pueda cuestionar.

Empecemos con el problema recurrente en el lugar de trabajo.
Elige el tipo de cápsula adecuado.
Utiliza el modelo de región de interés (ROI) específico del pod, si existe.
Compara el resultado con la cotización total del proyecto.
Regresar a la Colección de módulos de oficina cuando el caso de uso está claro.
Pide al departamento de ventas o de compras una cotización en la que se detallen por separado el costo del producto, el costo de envío, los aranceles y la tarifa de descarga.

¿Listo para comparar el tipo de cubículo de oficina más adecuado?

Si la hoja de cálculo señala un problema recurrente real, empieza por comparar productos y, luego, elige la página de ROI más específica cuando sepas el tipo de pod.

Preguntas frecuentes

¿Vale la pena tener un módulo de oficina en una oficina pequeña?

Puede valer la pena si la oficina pequeña tiene problemas recurrentes relacionados con las llamadas, la privacidad, las reuniones o la concentración. El argumento es menos convincente si la oficina ya cuenta con suficientes salas cerradas y el espacio individual solo se utilizaría de manera ocasional.

¿El retorno de inversión de los módulos de oficina es el mismo que el de las cabinas telefónicas de oficina?

No. La estructura de la fórmula es la misma, pero el modelo de comportamiento es diferente. El ROI de los módulos de oficina es el marco general. El ROI de las cabinas telefónicas de oficina se centra en las llamadas individuales, la privacidad y el reemplazo de salas. El ROI de los módulos para reuniones se centra en las reuniones de grupos pequeños, el reemplazo de salas de reuniones pequeñas y la recuperación de las salas de conferencias. Mantén los modelos separados para que el comprador no exagere los ahorros.

¿Deberían incluirse los ahorros en productividad?

Sí, pero solo con supuestos conservadores. Calcula primero la recuperación observable de las habitaciones, la recuperación de las llamadas y la reducción de los gastos de ampliación. Agrega la productividad solo cuando el comprador pueda justificar ese dato.

¿Cuál es el indicio más claro de que una cabina de oficina será rentable?

La señal más clara es la demanda constante. Si las personas siguen levantándose de sus escritorios para hacer llamadas privadas, usan salas grandes para reuniones pequeñas o tienen dificultades para encontrar un espacio donde concentrarse, el pod tiene una función clara.

¿Qué debo preparar antes de solicitar una cotización para un módulo de oficina?

Prepara la descripción del problema recurrente, las sesiones diarias previstas, el tipo de módulo más probable, la ubicación preferida y las hipótesis sobre el presupuesto total. Es más fácil evaluar una cotización cuando el comprador ya sabe si el proyecto se trata de llamadas, trabajo de concentración, reuniones pequeñas o la planificación de un espacio flexible.