Recursos / Calculadoras e ferramentas de planeamento

Vale a pena ter um «Office Pod»?

Utilize este guia de decisão para avaliar se a sua empresa deve investir numa cabina telefónica, num espaço de trabalho individual, num espaço de reunião ou num plano mais abrangente de espaços individuais.

Resposta rápida

Um cápsula de escritório vale a pena quando resolve um estrangulamento recorrente no local de trabalho que já custa tempo, capacidade do espaço, privacidade ou orçamento de construção. Se o problema for ocasional, pouco claro ou principalmente estético, a justificação económica é fraca.

Resumo do retorno do investimento

Escolha o seu caminho para o ROI

Ficha de Trabalho para a Tomada de Decisões

Fluxo

Privacidade no local de trabalho comercial

Resumo do período de retorno rápido do investimento

Entrada	Exemplo	Por que é importante
Custo total do espaço para reuniões	$9,000	Comece pelo custo de importação, e não pelo preço de tabela.
Recuperação anual modelizada antes do intervalo de confiança	$36,000	Calcule este valor com base nos dados observados relativos à sala, à chamada, ao foco, à reunião ou ao valor de expansão evitada.
Fator de confiança	50%	Evite apresentar pedidos de reembolso excessivos antes da revisão financeira.
Recuperação anual modelizada ajustada	$18,000	A recuperação anual conservadora após o desconto por incerteza.
Recuperação mensal modelizada e ajustada	$1,500	A recuperação anual dividida por 12 para a modelação do período de recuperação do investimento.
Período estimado de retorno do investimento	6,0 meses	Útil como um filtro rápido para decidir se se deve ou não avançar.
ROI simples no primeiro ano	100%	Uma comparação rápida entre a recuperação anual ajustada e o custo total.

Resumo do período de retorno rápido do investimento

Utilize primeiro a recuperação anual modelada e, em seguida, aplique um fator de confiança antes de calcular o tempo de recuperação e o ROI simples do primeiro ano.

Custo total do pod Recuperação anual modelizada Fator de confiança 50% aplicado Recuperação anual ajustada

$1,500 Recuperação mensal ajustada

6.0 Período estimado de retorno do investimento (em meses)

100% ROI simples no primeiro ano

Utilize esta fórmula para a primeira passagem:

Recuperação anual modelada ajustada = recuperação anual modelada × fator de confiança
Recuperação modelada mensal ajustada = recuperação modelada anual ajustada / 12
Meses estimados de retorno do investimento = custo total do pod / recuperação mensal ajustada, segundo o modelo
ROI simples no primeiro ano = (recuperação anual modelizada ajustada – custo total do pod) / custo total do pod × 100

Comece aqui: O teste de 4 partes para saber se vale a pena

Teste	Pergunta isto	Sinal forte	Sinal fraco
Problema	Que problema se repete todas as semanas?	As chamadas, as reuniões ou os problemas de privacidade são visíveis e frequentes.	A cápsula é procurada sobretudo pelo seu aspeto moderno.
Custo	O custo é suficientemente completo para ser modelado?	O orçamento inclui o âmbito real do projeto e os pressupostos relativos ao custo total.	Ainda não há clareza quanto ao frete, aos direitos aduaneiros, à descarga ou à instalação.
Ajuste	Que tipo de cápsula é mais adequado para este trabalho?	A cabine escolhida é ideal para chamadas, trabalho que exija concentração ou reuniões.	Espera-se que um único produto resolva todos os problemas no local de trabalho.
Utilização	Será que as pessoas vão usá-lo com a frequência suficiente?	O pod fica junto às equipas que dele necessitam e facilita o fluxo de trabalho diário.	O pod é colocado num espaço não utilizado, longe da procura real.

Regra de decisão:

3-4 sinais claros: continuar a apresentar comparações de cotações e modelos de ROI.
2 sinais claros: esclareça os pontos menos evidentes antes de escolher um produto.
0-1, sinal forte: suspenda a compra e faça primeiro uma breve verificação da utilização.

Escolha o seu caminho para o ROI

Esta página é a página principal. Utilize a calculadora ou o guia mais específico assim que souber qual é o problema no local de trabalho que pretende resolver.

Chamadas no corredor

As pessoas atendem chamadas nos corredores, nas escadarias ou em salas pequenas.

Desperdício no quarto

Há sempre duas a quatro pessoas a ocupar salas amplas.

Foco profundo

A equipa precisa de um espaço de trabalho individual tranquilo.

Seleção de cápsulas

A empresa ainda está a decidir que tipo de espaço de trabalho precisa.

Planeamento do espaço

O projeto começa com o número de funcionários e a área útil.

Seletor de tipo de cápsula

Associe o problema no local de trabalho ao tipo de pod adequado antes de modelar o ROI.

Tipo de cápsula	Melhor ajuste	O ROI provém normalmente de	Utilize isto a seguir
Cabine telefónica de escritório	Chamadas privadas, videochamadas, chamadas de vendas, conversas com os Recursos Humanos.	Reduzir a utilização indevida das salas e atribuir um destino específico às chamadas individuais.	Calculadora do retorno sobre o investimento (ROI) das cabines telefónicas de escritório
Módulo de trabalho	Trabalho individual, concentração, sessões individuais mais longas.	Reduzir as interrupções e criar um ambiente propício ao trabalho tranquilo e repetitivo.	Guia da cápsula de trabalho
Sala de reuniões	Reuniões com 2 a 4 pessoas, chamadas híbridas, reuniões rápidas.	Reutilizar salas de reuniões demasiado grandes e transferir as reuniões de menor dimensão para o espaço adequado.	Calculadora do ROI do Meeting Pod
Plano de espaços de escritório mistos	Escritórios com vários problemas recorrentes relacionados com a privacidade, a concentração e as reuniões.	Atribuir cada fluxo de trabalho ao pod adequado, em vez de obrigar um único produto a resolver tudo.	Comparar os pods de escritório

O quadro de referência do ROI subjacente à decisão

Utilize isto como um modelo de planeamento, e não como uma regra contabilística universal. A estrutura da fórmula mantém-se consistente nas páginas de ROI dos espaços de trabalho, das cabines telefónicas e das salas de reunião; os parâmetros de comportamento variam consoante o tipo de espaço.

Recuperação anual modelada ajustada = recuperação anual modelada × fator de confiança

Recuperação modelada mensal ajustada = recuperação modelada anual ajustada / 12

ROI do espaço de escritório = (recuperação anual ajustada, segundo o modelo – custo total do espaço) / custo total do espaço × 100

Período de recuperação do investimento em meses = custo total do pod / recuperação mensal ajustada, segundo o modelo

Categoria de ROI	Incluir isto	Não contes isto
Construção evitada	Salas com placas de gesso a instalar, trabalhos de empreiteiros, períodos de inatividade devido a obras de renovação ou coordenação com o senhorio — tudo isto é substituído pelo pod.	Poupanças na construção, quando, na realidade, não estava prevista qualquer ampliação.
Recuperação do quarto	A capacidade da sala de reuniões fica disponível quando o trabalho errado é transferido para o espaço certo.	Valor vazio para o campo «quarto», caso não haja restrições relativas aos quartos.
Recuperação da chamada e do foco	Chamadas privadas repetidas, sessões de concentração interrompidas ou tempo dedicado à busca na sala que possa ser observado.	Cada conversa representa um ganho garantido em termos de produtividade.
Valor de flexibilidade	Mudança de instalações, reestruturação, flexibilidade nos contratos de arrendamento e futuras alterações na disposição dos espaços.	O valor de revenda ou os benefícios fiscais são considerados como dinheiro garantido.

O tratamento fiscal e de amortização pode afetar o resultado após impostos, mas deve ser analisado por um consultor fiscal qualificado. A Publicação 946 do IRS constitui um ponto de partida útil para as discussões sobre amortização nos EUA, mas o tratamento correto depende da classificação do ativo, do momento em que é registado, da utilização empresarial e das regras fiscais em vigor.

Quando é que, normalmente, vale a pena investir num «Office Pod»

O mesmo problema relacionado com chamadas, reuniões, privacidade ou concentração surge todas as semanas.
As chamadas individuais estão a ocupar salas maiores ou áreas de circulação públicas.
Há regularmente entre duas a quatro pessoas a ocupar salas de reuniões demasiado grandes.
Está a ser considerada a construção de uma divisão fixa ou de uma estrutura em gesso cartonado.
A cotação é suficientemente completa para que o departamento financeiro a possa modelar.
A cápsula pode ser colocada perto das pessoas que a vão utilizar.

Quando, normalmente, não vale a pena

Já existem salas fechadas disponíveis e são fáceis de reservar.
A utilização prevista é ocasional, não diária.
A cápsula ficaria longe das equipas que dela precisam.
A compra deve-se principalmente ao estilo visual.
O modelo baseia-se em afirmações gerais sobre a produtividade, em vez de se basear no comportamento observado.
O comprador não distinguiu os casos de utilização das cabines telefónicas, dos espaços de trabalho e dos espaços de reunião.

Ficha de trabalho «Decisão em 10 minutos»

Utilize esta ficha de trabalho antes de escolher um produto ou solicitar um orçamento final. O melhor modelo é aquele que a sua equipa financeira consiga questionar e, mesmo assim, compreender.

Entrada	Notas
Problema recorrente	Conversas nos corredores, desperdício de espaço nas salas, reuniões abertas, falta de concentração ou obras de adaptação planeadas.
Provavelmente será necessário um tipo de cápsula	Cabina telefónica, espaço de trabalho, espaço para reuniões ou plano de escritório misto.
Sessões diárias previstas	Conte as chamadas, as sessões de concentração ou as pequenas reuniões separadamente.
Duração média da sessão	Utilize dados do calendário, registos das salas, observações ou um simples inquérito à equipa.
Valor por hora aprovado pelo departamento financeiro	Utilize o valor da mão-de-obra incluído apenas se o departamento financeiro o aceitar.
Custo total do pod	Utilize o orçamento assinado ou a estimativa mais precisa do custo total de importação disponível.
Fator de confiança	Defina os valores para 25%, 50% e 75% para evitar sobre-declarações.
A melhor página seguinte	Escolha a opção de cabine telefónica, espaço de reunião, espaço de trabalho ou planeamento de espaços de escritório.
Decisão	Continuar, esclarecer ou fazer uma pausa.

Nota fiscal

Fluxo de decisão recomendado

Para as equipas de gestão de instalações e de finanças, mantenham o processo simples e passível de revisão.

Comece por abordar o problema recorrente no local de trabalho.
Escolha o tipo de cápsula adequado.
Utilize o modelo de ROI específico do pod, caso exista.
Compare o resultado com o orçamento global do projeto.
Voltar ao coleção de cápsulas de escritório quando o caso de utilização é claro.
Peça ao departamento de vendas ou de compras um orçamento que distinga o custo do produto, o custo de entrega, os direitos aduaneiros e a taxa de descarga.

Está pronto para comparar o tipo de cabine de escritório mais adequado?

Se a ficha de trabalho apontar para um problema recorrente real, comece por comparar os produtos e, depois, opte pela página mais específica sobre o ROI quando souber o tipo de pod.

FAQ

Vale a pena adquirir um cubículo de escritório para um escritório pequeno?

Pode valer a pena se o pequeno escritório tiver problemas recorrentes relacionados com chamadas, privacidade, reuniões ou concentração. O argumento é menos convincente se o escritório já dispuser de salas fechadas suficientes e o espaço individual só for utilizado ocasionalmente.

O retorno sobre o investimento (ROI) das cabines de escritório é o mesmo que o das cabines telefónicas de escritório?

Não. A estrutura da fórmula é comum, mas o modelo de comportamento é diferente. O ROI das cabines de escritório constitui o quadro geral. O ROI das cabines telefónicas de escritório centra-se nas chamadas individuais, na privacidade e na substituição de salas. O ROI das cabines de reunião centra-se nas reuniões de pequenos grupos, na substituição de salas de reunião informais e na recuperação das salas de conferência. Mantenha os modelos separados para que o comprador não exagere nas poupanças.

Será que se devem incluir as poupanças em termos de produtividade?

Sim, mas apenas com pressupostos conservadores. Considere, em primeiro lugar, a recuperação observável das salas, a recuperação das chamadas e a redução dos custos de expansão. Acrescente a produtividade apenas quando o comprador puder justificar esse dado.

Qual é o indício mais claro de que um espaço de escritório modular vai compensar?

O sinal mais evidente é a procura recorrente. Se as pessoas continuam a afastar-se das suas secretárias para fazer chamadas privadas, a utilizar salas amplas para reuniões de pequeno porte ou a ter dificuldade em encontrar um espaço onde se possam concentrar, o pod tem uma função clara a desempenhar.

O que devo preparar antes de solicitar um orçamento para um módulo de escritório?

Prepare a descrição do problema recorrente, as sessões diárias previstas, o tipo de espaço provável, a localização preferida e as estimativas orçamentais globais. É mais fácil avaliar um orçamento quando o comprador já sabe se o projeto se refere a chamadas, trabalho de concentração, pequenas reuniões ou planeamento de espaços flexíveis.