In der Arbeitsplatzplanung sind Bürolandschaften klar erkennbare Bereiche innerhalb eines Arbeitsplatzes, die einem Team oder einer Gruppe eine feste Basis bieten und Zugang zu darüber hinausgehenden Gemeinschaftseinrichtungen ermöglichen. Planen Sie jede Bürolandschaft rund um die Personen, die zusammenarbeiten müssen, und entscheiden Sie dann, welche Ressourcen zum Teambereich gehören und welche mehreren Teams zur Verfügung stehen sollen. Gemeinschaftseinrichtungen benötigen klare Zugangsregeln und ein Konzept, das sich für alle vorgesehenen Nutzer offen anfühlt.
Zuletzt aktualisiert: 21. September 2026 | Autor: Richard
Was sind Bürolandschaften?
Eine Bürolandschaft vereint die täglichen Arbeitsplätze einer Gruppe, lokale Ausstattung und die Teamidentität in einem klar erkennbaren Teil des Büros. Diese feste Basis kann einer Abteilung, einer Projektgruppe oder Personen dienen, die häufig zusammenarbeiten. Die Arbeitsplätze können fest zugewiesen, innerhalb der Gruppe geteilt oder durch eine Kombination verschiedener Regelungen verwaltet werden.
Bürolandschaften und aktivitätsbasiertes Arbeiten können nebeneinander bestehen. Bürolandschaften organisieren, wo Teams ihren festen Standort haben; aktivitätsbasiertes Arbeiten bietet Umgebungen für unterschiedliche Aufgaben. Jemand kann an der festen Basis seines Teams beginnen, eine gemeinsam genutzte Telefonkabine für einen Anruf nutzen und ein anderes Team in einem gemeinsamen Projektraum treffen.
Die Planungsaufgabe besteht darin, diese Grenzen verständlich zu gestalten. Mitarbeitende müssen wissen, wo ihr Team angesiedelt ist und welche anderen Räume sie nutzen können, ohne ein benachbartes Team um Erlaubnis fragen zu müssen.
Definieren Sie die feste Basis jedes Teams
Beginnen Sie mit den Arbeitsbeziehungen, die es rechtfertigen, Personen zusammenzuhalten. Fragen Sie, wer an einem normalen Arbeitstag häufigen Kontakt benötigt und welche Mitarbeitenden regelmäßig vorbeikommen. Eine Abteilungsbezeichnung ist ein Ausgangspunkt; ein Projektteam, das sich über zwei Abteilungen erstreckt, benötigt möglicherweise eine andere Anordnung.
Erstellen Sie für jede vorgeschlagene Bürolandschaft ein kurzes Briefing:
- Wer gehört dazu, einschließlich Personen, die ihre Zeit auf mehrere Teams aufteilen?
- Wann sind diese Personen gleichzeitig anwesend, und was passiert am arbeitsintensivsten Tag des Teams?
- Welche Arbeitsplätze sind fest zugewiesen, werden geteilt oder sind für einen bestimmten Ausstattungs- oder Zugangsbedarf reserviert?
- Welche Aufbewahrungsmöglichkeiten und Ausstattungen müssen in der Nähe des Teams bleiben?
- Wo kann ein Kollege aus einem anderen Team dazukommen?
Trennen Sie die Zugehörigkeit zur festen Basis von der Zuweisung von Arbeitsplätzen. Ein Team kann einen verlässlichen Ort zum Zusammenkommen haben, ohne dass jedes Mitglied über einen individuell zugewiesenen Arbeitsplatz verfügt. Wenn Arbeitsplätze geteilt werden, legen Sie fest, wie Mitarbeitende einen freien Platz finden und was sie tun, wenn die Bürolandschaft voll belegt ist.
Prüfen Sie benachbarte Teams sowohl anhand ihrer Arbeitsbeziehungen als auch ihrer Funktionen. Zwei Gruppen, die im Laufe des Tages fortlaufend Arbeit austauschen, können von nahe beieinanderliegenden festen Basen profitieren. Ein gemeinsamer Projektraum zwischen ihnen kann einen Treffpunkt bieten, ohne den Arbeitsbereich eines Teams zum Ausweichraum des anderen zu machen.
Entscheiden Sie, was lokal und was gemeinsam genutzt wird
Erstellen Sie vor der Ausarbeitung des endgültigen Plans ein Arbeitsverzeichnis der Ressourcen. Verwenden Sie für jede Arbeitsplatzgruppe, jeden Raum, jede Kabine, jeden Aufbewahrungsbereich und jede Annehmlichkeit eine Zeile, damit die Zugangsentscheidung sichtbar wird, statt nur impliziert zu sein.
| Ressource | Dient | Standort oder Weg | Zugangsregel | Verantwortliche Person oder Prüfverantwortliche Person |
|---|---|---|---|---|
| Gemeinsam genutzte Telefonkabine | Teams A, B und C | Gemeinsamer Weg zwischen den Bereichen | Spontane Nutzung im Normalbetrieb; Buchung nur für längere Sitzungen | Arbeitsplatzkoordinator |
| Überlaufarbeitsplätze | Stammteam plus zugelassene Besucher | Am Rand des Bereichs von Team B | Nur freigegebene Arbeitsplätze; zugewiesene und reservierte Arbeitsplätze bleiben geschützt | Leitung von Team B und Facility Management |
| Projekttisch | Teams A und B | Zwischen den beiden Stammbereichen | Für teamübergreifende Arbeit reservieren; Materialien nach der Sitzung wegräumen | Projektkoordinator |
Tragen Sie die tatsächlichen Namen, Wege, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten für Ihr Büro in die Zellen ein. Wenn eine Zelle nicht ausgefüllt werden kann, ist die Ressource noch nicht bereit, als gemeinsam genutzt behandelt zu werden.
Weisen Sie jeder Ressource eine eindeutige Nutzungsgruppe zu: ein Team, benachbarte Teams oder das gesamte Büro. Dokumentieren Sie dann, wer sie nutzen kann, wie der Zugang funktioniert und wer sich darum kümmert.
Nutzen Sie diese Tabelle als Ausgangspunkt für Ihre eigenen Regeln. Die Zuordnungen sind Planungsentscheidungen, keine festen Vorgaben.
| Ressource | Mögliche Servicegruppe | Vor dem Einzug festzulegende Regel |
|---|---|---|
| Teamablage und Spezialausstattung | Stammteam | Wer hat Zugang, und wie erhalten besuchende Mitarbeitende, was sie benötigen? |
| Arbeitsplätze innerhalb des Heimatbereichs | Stammteam, mit klar definierten Ausnahmen | Welche Plätze können Besuchende nutzen, und wann können ungenutzte Schreibtische freigegeben werden? |
| Kleiner Projekttisch | Stammteam oder benachbarte Teams | Können andere ihn reservieren, und dürfen Projektmaterialien zwischen den Sitzungen dort verbleiben? |
| Geschlossene Bereiche für Telefonate | Mehrere Nachbarschaftsbereiche oder das gesamte Büro | Ist der Zugang buchbar oder spontan möglich, und unterstützt der Standort alle vorgesehenen Nutzenden? |
| Kleine Besprechungsräume | Mehrere Nachbarschaftsbereiche oder das gesamte Büro | Welche Buchungsregeln verhindern, dass ein Team gemeinsam genutzte Kapazitäten unbegrenzt blockiert? |
| Drucker, Erfrischungen und andere gemeinschaftliche Einrichtungen | Definierte Gruppe von Büronutzenden | Können alle sie über die allgemeinen Verkehrswege erreichen? |
Verantwortung und Priorität voneinander trennen. Ein nahegelegenes Team kann eine defekte Kabine oder ein fehlendes Kabel melden, doch diese Wartungsaufgabe berechtigt es nicht automatisch zur vorrangigen Nutzung. Machen Sie jede tatsächliche Prioritätsregelung für die betroffenen Personen sichtbar.
Erfassen Sie vorhandene Räume, bevor Sie weitere Einrichtungen hinzufügen. Wenn ein gemeinsamer Bedarf für Telefonate oder Besprechungen besteht, vergleichen Sie Büro-Pods mit verfügbaren Räumen anhand derselben Kriterien: vorgesehene Nutzer, Belegung, Ausstattung, erwartete Sitzungsdauer, Zugang und akustische Anforderungen. Auch nach der Auswahl benötigt die Lösung einen geeigneten Standort und Nutzungsregeln.
Platzieren Sie gemeinsam genutzte Einrichtungen an gemeinsamen Verkehrswegen
In einer von B&H Ergonomics geteilten Planungsbeobachtung kann es unangenehm wirken, sich einer Telefonkabine zu nähern, die von den Arbeitsplätzen eines anderen Teams umgeben ist – insbesondere, wenn die Funktion dieses Teams nicht mit der des Anrufenden zusammenhängt. Der Weg in diesen Bereich lässt die Kabine diesem umgebenden Team zugeordnet erscheinen, selbst wenn sie zur gemeinsamen Nutzung vorgesehen ist.
Bei Einrichtungen für mehrere Bereiche sollte ein Standort bevorzugt werden, der über gemeinsame Verkehrswege erreichbar ist. Prüfen Sie den Zugang aus der Perspektive jedes vorgesehenen Teams, einschließlich der letzten Schritte bis zum Eingang. Eine Kabine neben einem Hauptverkehrsweg kann dennoch im Bereich eines Teams eingebettet wirken, wenn ihre Tür sich zu den Tischreihen dieses Teams öffnet.
Prüfen Sie den Weg, nicht nur die Entfernung
Betrachten Sie zwei konzeptionelle Platzierungen derselben gemeinsam genutzten Kabine:
| Platzierung | Zugang aus einem anderen Bereich | Planungsmaßnahme |
|---|---|---|
| Kabine innerhalb des Arbeitsplatzbereichs von Team A | Verlassen Sie den gemeinsamen Verkehrsweg und gehen Sie zwischen den belegten Arbeitsplätzen von Team A hindurch, um die Tür zu erreichen | Prüfen Sie eine andere Position oder Eingangsanordnung, die an gemeinsame Verkehrswege angebunden ist |
| Kabine neben einem gemeinsamen Verkehrsweg zwischen Bereichen | Erreichen Sie den Eingang, ohne den Arbeitsplatzbereich eines der Teams zu betreten | Prüfen Sie Türfunktion, Wartebereich, nahegelegene Arbeitsplätze und die Eignung für die vorgesehenen Nutzer |
Ein zentraler Standort ist ein sinnvoller Ausgangspunkt, wenn mehrere Teams eine Einrichtung gemeinsam nutzen. Zentral bedeutet hier: für die Gruppen, denen sie dient, gut erreichbar. Die geometrische Mitte der Etage kann aufgrund von Verkehrswegen, vorhandenen Räumen, Gebäudetechnik oder den tatsächlichen Bewegungsmustern der Teams ungeeignet sein.
Wenden Sie vor der Festlegung eines gemeinsamen Standorts diesen Konzentrationstest an:
| Muster | Bessere Ausgangsanordnung | Was zu prüfen ist |
|---|---|---|
| Mehrere nahegelegene Teams haben einen ähnlichen Bedarf | Eine gemeinsam genutzte Einrichtung an einem gemeinsamen Verkehrsweg | Gleichwertiger Zugangskomfort, Türbetätigung, Wartefläche und Bedarfsspitzen |
| Teams sind über eine große Bürofläche verteilt | Zwei oder mehr dezentral verteilte Einrichtungen | Servicegrenzen, doppelte Kapazitäten, Wartung und Wegelängen |
| Ein Team hat einen anhaltenden, spezialisierten Bedarf | Eine lokale Einrichtung plus eine separate gemeinsam genutzte Option | Ob die lokale Ressource gerechtfertigt ist und ob gemeinsam genutzte Kapazitäten weiterhin verfügbar bleiben |
Prüfen Sie auf einer größeren Bürofläche mehrere gemeinsam genutzte Standorte, wenn eine zentrale Gruppe von Kabinen für weiter entfernte Teams einen unpraktischen Weg bedeutet. Kennzeichnen Sie die Teams, die jeder Standort bedient, und prüfen Sie den Bedarf an jedem Standort. Alles in die Mitte zu verlegen, löst ungleich verfügbare Kapazitäten nicht automatisch.
Halten Sie den Eingang und mögliche Warteaktivitäten aus den Schreibtischgängen heraus. Prüfen Sie vor der endgültigen Festlegung der Position gemeinsam mit dem Projektplaner die tatsächliche Stellfläche, die Türbetätigung, den barrierefreien Zugang, die Gebäudetechnik und die erforderlichen Verkehrsflächen. Eine konzeptionelle Platzierung legt lediglich die beabsichtigte Beziehung zwischen Teams und Einrichtungen fest.
Den gemeinsamen Status sichtbar machen
Verwenden Sie dieselbe Raum- oder Kabinenbezeichnung im Grundriss, auf der physischen Beschilderung und im Buchungssystem. Führen Sie diese Bezeichnung im Wegeleitplan für das Büro, einschließlich der Beschilderung an Wegeentscheidungen und am Raumeingang. Zeigen Sie, wer den Bereich nutzen kann und wie der Zugang erfolgt. Eine standortbezogene Bezeichnung kann helfen, eine gemeinsam genutzte Einrichtung zu identifizieren, doch auch der Zugangsweg und die Buchungsberechtigungen müssen sie für die Teams nutzbar machen, die sie bedienen soll.
Wenn die Mitarbeitenden eines anderen Teams jedes Mal um Erlaubnis bitten müssen, um den Bereich zu betreten, entscheiden Sie, ob der Bereich tatsächlich gemeinsam genutzt wird. Ändern Sie entweder die Zugangsregelung oder dokumentieren Sie ihn als eingeschränkte Kapazität und stellen Sie der ausgeschlossenen Gruppe eine nutzbare Alternative bereit.
Regeln für teamübergreifende Besuche und Überlaufkapazitäten festlegen
Planen Sie für einen Kollegen, der aus einem anderen Bereich kommt. Legen Sie fest, wo diese Person sitzen kann, wie sie ihren Gastgeber findet und welche nahegelegenen Einrichtungen sie nutzen kann. Ein Besuchersitz am Rand des Teambereichs kann für kurze Zusammenarbeit geeignet sein; eine regelmäßig zusammenarbeitende Projektgruppe benötigt möglicherweise einen gemeinsamen Tisch oder Raum, den beide Teams erreichen können.
Legen Sie Regeln fest, die zwischen einem verfügbaren Schreibtisch und einem während einer Besprechung vorübergehend freigegebenen Schreibtisch unterscheiden. Mitarbeitende sollten freigegebene Plätze über ein Buchungssystem, eine sichtbare Regelung oder eine andere einheitliche Methode erkennen können. Arbeitsplätze, die für bestimmte Geräte oder individuelle Zugangsanforderungen reserviert sind, müssen in diesem Prozess erkennbar bleiben.
Berücksichtigen Sie Folgendes hypothetische Beispiel: Zwei Teams haben getrennte Heimatbereiche und teilen sich eine Kabine an einem gemeinsamen Verkehrsweg. An einem arbeitsreichen Tag benötigt Team A zusätzliche Schreibtische, während Team B ungenutzte Plätze hat. Die Kabine bleibt nach den üblichen Regeln für beide Teams zugänglich. Team A nutzt nur die von Team B für Überlaufkapazitäten freigegebenen Schreibtische, sodass zugewiesene und reservierte Arbeitsplätze für die vorgesehenen Nutzer verfügbar bleiben.
Diese Regelung erfordert zwei separate Entscheidungen: Zugang zu gemeinsam genutzten Einrichtungen und vorübergehende Nutzung von Arbeitsplätzen. Halten Sie beides fest, anstatt anzunehmen, dass die Berechtigung zur Nutzung einer Kabine auch die Berechtigung zur Nutzung des umliegenden Bereichs einschließt.
Bestimmen Sie eine Person, die Konflikte löst und die Regeln aktualisiert. Berücksichtigen Sie Nichterscheinen, verlängerte Buchungen, zu Besuch kommende Projektmitglieder und Änderungen der Teampräsenz. Wenn ein Team wiederkehrend prioritären Zugang benötigt, prüfen Sie, ob ihm eine feste Kapazität zugewiesen werden sollte, statt wiederholt allgemeine gemeinschaftliche Kapazitäten zu beanspruchen.
Prüfen Sie den Plan aus der Perspektive eines anderen Teams
Bitten Sie Vertreter jeder vorgesehenen Nutzergruppe, die geplanten Wege nachzuvollziehen. Lassen Sie sie an ihrem Stammbereich beginnen und einen gemeinsam genutzten Ort für Telefonate finden, einen Kollegen in einem anderen Bereich aufsuchen und an einem stark frequentierten Tag einen Ausweicharbeitsplatz finden.
Nutzen Sie den Rundgang, um diese Fragen zu beantworten:
- Können sie erkennen, welche Einrichtungen sie nutzen dürfen?
- Können sie den Eingang erreichen, ohne durch den Arbeitsbereich eines anderen Teams gehen zu müssen?
- Beschreiben Beschilderung und Buchungsberechtigungen dieselbe Zugangsregelung?
- Kann ein besuchender Kollege einen geeigneten Sitzplatz finden, ohne jemanden zu verdrängen?
- Gibt es eine klare Alternative, wenn die gemeinsam genutzte Einrichtung belegt ist?
- Können die vorgesehenen Nutzer die Umgebung bedienen und nutzen, einschließlich aller Personen, die eine barrierefreie Konfiguration benötigen?
Überprüfen Sie nach dem Einzug die Buchungsdaten zusammen mit Gesprächen mit den Nutzern. Eine selten genutzte Kabine sollte untersucht werden: Prüfen Sie ihren Standort, die Zugangsregeln, die Ausstattung und ihre Eignung für die vorgesehenen Telefonate. Eine geringe Nutzung allein erklärt nicht, welcher dieser Aspekte geändert werden muss.
Schließen Sie die Bereichsbeschreibung mit einem kommentierten Plan, der Tabelle zu Ressourcen und Zugängen sowie den Regeln für Besucher und Ausweichplätze ab. Ordnen Sie jeder gemeinsam genutzten Einrichtung eine benannte Servicegruppe zu und verfolgen Sie den Zugangsweg aus jedem Bereich, den sie versorgt. Diese Details ermöglichen dem Team, sowohl die räumliche Gestaltung als auch die alltäglichen Entscheidungen für ihre Nutzung zu überprüfen.
