Nella pianificazione degli ambienti di lavoro, i quartieri d’ufficio sono aree identificabili all’interno di un luogo di lavoro che offrono a un team o a un gruppo una base operativa, con accesso a servizi condivisi esterni all’area. Pianificate ciascun quartiere in funzione delle persone che devono lavorare insieme, quindi stabilite quali risorse appartengono all’area del team e quali devono servire più team. I servizi condivisi necessitano di regole di accesso chiare e di un’impostazione che risulti aperta a tutti coloro che sono chiamati a utilizzarli.
Ultimo aggiornamento: 21 settembre 2026 | Autore: Richard
Cosa sono i quartieri d’ufficio?
Un quartiere riunisce le postazioni di lavoro quotidiane di un gruppo, le attrezzature locali e l’identità del team in una parte riconoscibile dell’ufficio. Questa base operativa può servire un reparto, un gruppo di progetto o persone che collaborano frequentemente. Le relative scrivanie possono essere assegnate, condivise all’interno del gruppo o gestite mediante una combinazione di modalità.
I quartieri d’ufficio e il lavoro basato sulle attività possono coesistere. I quartieri organizzano la sede operativa dei team; il lavoro basato sulle attività mette a disposizione ambienti per attività diverse. Una persona può iniziare dalla base operativa del proprio team, utilizzare una cabina condivisa per una chiamata e incontrare un altro team in una sala progetto comune.
La sfida della pianificazione consiste nel rendere comprensibili questi confini. I dipendenti devono sapere a quale area appartiene il proprio team e quali spazi possono utilizzare altrove senza dover chiedere il permesso a un team vicino.
Definite la base operativa di ciascun team
Partite dai rapporti di lavoro che giustificano il mantenimento delle persone nello stesso gruppo. Chiedetevi chi necessita di contatti frequenti durante una normale giornata e quali collaboratori sono presenti regolarmente. L’etichetta di reparto è un punto di partenza; un team di progetto che coinvolge due reparti può richiedere una configurazione diversa.
Redigete una breve scheda per ciascun quartiere proposto:
- Chi ne fa parte, comprese le persone che dividono il proprio tempo tra più team?
- Quando queste persone sono presenti contemporaneamente e cosa accade nella giornata più intensa per il team?
- Quali scrivanie sono assegnate, condivise o riservate a una specifica esigenza di attrezzatura o di accesso?
- Quali archivi e attrezzature devono rimanere vicini al team?
- Dove può unirsi a loro un collega di un altro team?
Separate l’appartenenza alla base operativa dall’assegnazione delle scrivanie. Un team può disporre di un luogo affidabile in cui riunirsi senza che ogni membro abbia una postazione di lavoro assegnata individualmente. Se le scrivanie sono condivise, specificate come i dipendenti trovano una postazione disponibile e cosa fanno quando il quartiere è al completo.
Valutate i team adiacenti in base ai rapporti di lavoro oltre che alla funzione professionale. Due gruppi che si scambiano attività durante l’intera giornata possono trarre vantaggio da basi operative vicine. Uno spazio di progetto condiviso tra i due può offrire un punto d’incontro senza trasformare l’area scrivanie di uno dei team nello spazio aggiuntivo dell’altro.
Stabilite cosa è locale e cosa è condiviso
Create un registro operativo delle risorse prima di definire il piano finale. Utilizzate una riga per ogni gruppo di scrivanie, sala, cabina, area di archiviazione e servizio, affinché la decisione relativa all’accesso sia visibile anziché implicita.
| Risorsa | Serve | Posizione o percorso | Regola di accesso | Responsabile o referente della revisione |
|---|---|---|---|---|
| Cabina telefonica condivisa | Team A, B e C | Percorso comune tra le aree | Accesso senza prenotazione durante l’uso normale; solo su prenotazione per sessioni più lunghe | Coordinatore del luogo di lavoro |
| Postazioni di riserva | Team di appartenenza e visitatori autorizzati | Ai margini dell’area del Team B | Solo postazioni rese disponibili; quelle assegnate e riservate restano protette | Responsabile del Team B e servizi generali |
| Tavolo di progetto | Team A e B | Tra le due aree di appartenenza | Da riservare per il lavoro tra team; rimuovere i materiali al termine della sessione | Coordinatore del progetto |
Compilate le celle con i nomi, i percorsi, le autorizzazioni e le responsabilità effettivi del vostro ufficio. Se una cella non può essere completata, la risorsa non è pronta per essere considerata condivisa.
Assegnate a ogni risorsa un gruppo di servizio esplicito: un team, i team confinanti oppure l’intero ufficio. Documentate quindi chi può utilizzarla, come funziona l’accesso e chi ne è responsabile.
Usa questa tabella come punto di partenza per definire le tue regole. Le assegnazioni sono scelte di pianificazione, non requisiti fissi.
| Risorsa | Possibile gruppo di servizio | Regola da definire prima dell'insediamento |
|---|---|---|
| Deposito del team e attrezzature specialistiche | Team di riferimento | Chi ha accesso e come ottengono ciò di cui hanno bisogno i collaboratori in visita? |
| Postazioni di lavoro all'interno della sede del team | Team di riferimento, con eccezioni definite | Quali posti possono utilizzare i visitatori e quando è possibile rendere disponibili le scrivanie inutilizzate? |
| Piccolo tavolo per progetti | Team di riferimento o team limitrofi | Altri possono prenotarlo e i materiali di progetto possono rimanere tra una sessione e l'altra? |
| Spazi chiusi per le chiamate | Più quartieri o l'intero ufficio | L'accesso è prenotabile o libero e la posizione è adatta a tutti gli utenti previsti? |
| Piccole sale riunioni | Più quartieri o l'intero ufficio | Quali regole di prenotazione impediscono a un team di occupare a tempo indeterminato una capacità condivisa? |
| Stampanti, punti ristoro e altri servizi comuni | Gruppo definito di utenti dell'ufficio | Tutti possono raggiungerli attraverso i percorsi comuni? |
Tenere distinta la responsabilità dalla priorità. Un team vicino può segnalare una cabina difettosa o un cavo mancante, ma questo ruolo di manutenzione non gli conferisce automaticamente il diritto di utilizzarla per primo. Rendere visibile alle persone interessate qualsiasi accordo di priorità effettivo.
Inventariare le sale esistenti prima di aggiungere nuove strutture. Quando permane un'esigenza condivisa per chiamate o riunioni, confrontare pod per ufficio con le sale disponibili sulla base dello stesso brief: utenti previsti, capienza, attrezzature, durata prevista della sessione, accesso e requisiti acustici. Dopo aver selezionato lo spazio, sono comunque necessari una posizione adeguata e regole operative.
Posizionare le strutture condivise lungo percorsi comuni
In un'osservazione di progetto condivisa da B&H Ergonomics, avvicinarsi a una cabina telefonica circondata dalle postazioni di lavoro di un altro team può risultare scomodo, soprattutto quando la funzione di quel team non è correlata a quella della persona che effettua la chiamata. Il percorso per raggiungere l'area fa sembrare la cabina associata al team circostante, anche quando è destinata a un uso condiviso.
Per le strutture al servizio di più zone, privilegiare una posizione raggiungibile dai percorsi di circolazione comuni. Verificare il percorso da ciascun team previsto, compresi gli ultimi passi fino all'ingresso. Una cabina accanto a un percorso principale può comunque sembrare integrata nel territorio di un team se la porta si apre verso le file di scrivanie di quel team.
Verificare il percorso, non solo la distanza
Considerare due posizionamenti concettuali della stessa cabina condivisa:
| Posizionamento | Avvicinamento da un'altra zona | Risposta progettuale |
|---|---|---|
| Cabina all'interno dell'area delle postazioni di lavoro del Team A | Lasciare il percorso comune e passare tra le postazioni occupate del Team A per raggiungere la porta | Testare una posizione o una configurazione dell'ingresso diversa, collegata ai percorsi di circolazione comuni |
| Cabina accanto a un percorso comune tra le zone | Raggiungere l'ingresso senza entrare nell'area delle postazioni di lavoro di nessuno dei due team | Verificare il funzionamento della porta, lo spazio di attesa, le attività di lavoro vicine e l'idoneità per gli utenti previsti |
Una posizione centrale è un utile punto di partenza quando più team condividono una struttura. In questo caso, centrale significa comoda per i gruppi a cui presta servizio. Il centro geometrico del piano potrebbe non essere adatto a causa del traffico, delle sale esistenti, dei servizi dell'edificio o del modo in cui i team si spostano effettivamente.
Utilizzare questo test di concentrazione prima di definire un'unica posizione condivisa:
| Configurazione | Configurazione iniziale preferibile | Che cosa verificare |
|---|---|---|
| Più team vicini hanno esigenze simili | Un unico spazio condiviso su un percorso comune | Pari comfort di accesso, apertura della porta, spazio di attesa e domanda nei picchi |
| I team sono distribuiti su un piano di grandi dimensioni | Due o più spazi distribuiti | Confini delle aree di servizio, capacità duplicata, manutenzione e lunghezza dei percorsi |
| Un team ha una domanda specialistica continuativa | Uno spazio locale più un'opzione condivisa separata | Se la risorsa locale sia giustificata e se la capacità condivisa resti disponibile |
Su un piano di grandi dimensioni, valutate diverse ubicazioni condivise se un unico gruppo centrale di cabine costringe i team più lontani a un percorso poco pratico. Indicate i team serviti da ciascuna ubicazione e verificate la domanda in ognuna di esse. Spostare tutto al centro non risolverà da solo una disponibilità disomogenea.
Tenete l'ingresso e qualsiasi attività di attesa fuori dai corridoi tra le scrivanie. Prima di definire la posizione, esaminate con il progettista l'ingombro effettivo, l'apertura della porta, l'accesso accessibile, gli impianti dell'edificio e gli spazi di passaggio necessari. Una collocazione concettuale stabilisce soltanto il rapporto previsto tra team e spazi.
Rendete visibile lo stato di condivisione
Utilizzate lo stesso nome della sala o della cabina nella planimetria, sulla segnaletica fisica e nel sistema di prenotazione. Riportate tale nome nel piano di segnaletica interna dell'ufficio, compresi i segnali nei punti di scelta del percorso e all'ingresso della sala. Indicate chi può utilizzare lo spazio e come accedervi. Un nome basato sull'ubicazione può aiutare a identificare uno spazio comune, ma anche il percorso di accesso e le autorizzazioni di prenotazione devono renderlo utilizzabile dai team a cui è destinato.
Se i dipendenti di un altro team devono chiedere ogni volta il permesso per entrare, valutate se lo spazio sia realmente condiviso. Modificate l'organizzazione degli accessi oppure registratelo come capacità limitata e fornite un'alternativa utilizzabile al gruppo escluso.
Stabilite regole per le visite tra team e per la capacità aggiuntiva
Pianificate l'arrivo di un collega proveniente da un'altra area. Individuate dove quella persona può sedersi, come trova il proprio referente e quali spazi nelle vicinanze può utilizzare. Un posto per visitatori vicino al margine del team può essere adatto a brevi attività collaborative; un gruppo di progetto ricorrente potrebbe necessitare di un tavolo o di una sala condivisi, raggiungibili da entrambi i team.
Stabilite regole che distinguano una scrivania disponibile da una temporaneamente libera durante una riunione. I dipendenti dovrebbero poter identificare le postazioni rese disponibili tramite un sistema di prenotazione, una convenzione visibile o un altro metodo coerente. Nell'ambito di tale processo, mantenete identificabili le postazioni riservate a particolari attrezzature o a esigenze di accesso individuali.
Considerate questo esempio ipotetico: due team hanno basi operative separate e condividono una cabina fuori dal percorso comune. In una giornata intensa, il Team A necessita di postazioni aggiuntive mentre il Team B ha posti inutilizzati. La cabina resta aperta a entrambi i team secondo le regole abituali. Il Team A utilizza solo le postazioni che il Team B ha reso disponibili per la capacità aggiuntiva, lasciando le postazioni assegnate e riservate a disposizione degli utenti previsti.
Questa configurazione richiede due decisioni separate: l’accesso alle strutture condivise e l’uso temporaneo delle postazioni. Registratele entrambe, senza presumere che il permesso di usare una cabina includa anche il permesso di occupare l’area circostante.
Assegnate a qualcuno il compito di risolvere i conflitti e aggiornare le regole. Includete le mancate presentazioni, le prenotazioni prolungate, i membri di progetto in visita e le variazioni nella presenza del team. Quando un team ha un’esigenza ricorrente di accesso prioritario, valutate se debba disporre di una dotazione dedicata invece di occupare ripetutamente la capacità condivisa generale.
Verificate il piano dal punto di vista di un altro team
Invitate i rappresentanti di ciascun gruppo di utenti previsto a percorrere i tragitti proposti. Partite dalla loro area di riferimento e chiedete loro di trovare uno spazio condiviso per le chiamate, raggiungere un collega in un’altra area e individuare una postazione aggiuntiva in una giornata affollata.
Utilizzate il sopralluogo per rispondere a queste domande:
- Riescono a identificare quali strutture sono autorizzati a utilizzare?
- Riescono a raggiungere l’ingresso senza attraversare l’area delle postazioni di lavoro di un altro team?
- La segnaletica e le autorizzazioni di prenotazione descrivono la stessa configurazione di accesso?
- Un collega in visita riesce a trovare una postazione adeguata senza spostare qualcuno?
- Esiste un’alternativa chiara quando la struttura condivisa è occupata?
- Gli utenti previsti possono gestire e utilizzare lo spazio, comprese le persone che necessitano di una configurazione accessibile?
Dopo l’insediamento, esaminate i dati delle prenotazioni insieme ai colloqui con gli utenti. Una cabina poco utilizzata merita un approfondimento: verificate la sua posizione, le regole di accesso, le dotazioni e l’idoneità alle chiamate previste. Il basso utilizzo, da solo, non chiarisce quale di questi aspetti debba essere modificato.
Completate il documento di sintesi dell’area con una planimetria annotata, la tabella delle risorse e degli accessi e le regole per i visitatori e per le postazioni aggiuntive. Assegnate a ogni struttura condivisa un gruppo di assistenza di riferimento e indicate il percorso per raggiungerla da ogni area servita. Questi dettagli consentono al team di esaminare sia la configurazione fisica sia le decisioni quotidiane necessarie per utilizzarla.
