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La planificación de espacios de oficinas comerciales con módulos de trabajo debe partir del número máximo de personas presentes en las instalaciones, no del número total de empleados. Luego, adapta la combinación de módulos al patrón de trabajo: más cabinas telefónicas para equipos que realizan muchas llamadas, más módulos de trabajo para funciones que requieren concentración profunda y más módulos de reunión para la colaboración en grupos pequeños. La ubicación, el acceso a la energía eléctrica, la circulación y las rutas de distribución son tan importantes como la cantidad.
Última actualización: 15 de julio de 2026 | Autor: Equipo editorial de B&H Ergonomics | Tiempo estimado de lectura: 9 minutos
Por qué el número máximo de empleados presentes en la oficina es más importante que el número total de empleados
El trabajo híbrido ha hecho que el número total de empleados sea un punto de partida poco adecuado para la planificación de espacios de oficinas comerciales. Una empresa puede tener 80 empleados, pero si en un día normal de mucho trabajo acuden a la oficina 38 personas, planificar cada espacio cerrado para 80 personas puede llevar a construir más de lo necesario en el piso.
A la hora de planificar los espacios de trabajo en la oficina, suelo empezar con una pregunta práctica:
¿Cuántas personas hay en la oficina al mismo tiempo en un día normal de mucho trabajo?
Esa cifra es más útil que el número total de empleados, ya que los espacios de trabajo en grupo resuelven la demanda en tiempo real. Son necesarios cuando se producen al mismo tiempo llamadas privadas, trabajo concentrado y reuniones pequeñas. Las directrices sobre espacios de trabajo públicos también consideran la ocupación y la utilización como datos de planificación, no solo como datos de dotación de personal; la GSA’s Pautas para la presentación de informes sobre ocupación y utilización es un ejemplo público de por qué los patrones de uso físico son importantes a la hora de evaluar un espacio.
Un flujo de trabajo de planificación más eficaz se ve así:
- Calcular el número máximo habitual de empleados en las instalaciones.
- Identifica qué equipos generan más demanda de llamadas, atención o reuniones.
- Elige una mezcla para cápsulas de inicio.
- Coloca las cabinas en lugares donde la gente realmente las vaya a usar.
- Analiza el uso y añade más pods donde la demanda siga siendo alta.
Si aún necesitas calcular primero la superficie total de la oficina, utiliza la fórmula B&H Ergonomics calculadora de espacio de oficina antes de dar por concluido el plan del módulo.
Empieza por el modelo de trabajo, no por el producto
El mayor error es preguntarse: “¿Cuántos módulos necesitamos?”, antes de preguntarse: “¿Qué tareas no está logrando apoyar la oficina?”.”
Una cabina telefónica de oficina, un espacio de trabajo individual y un espacio de reunión resuelven diferentes problemas de distribución. No deben considerarse como espacios cerrados intercambiables.
| Modelo de trabajo | Problema principal | El primer tipo de cápsula que hay que tener en cuenta | Nota de planificación |
|---|---|---|---|
| Ventas, asistencia técnica, contratación, éxito del cliente | Demasiadas llamadas privadas y videoconferencias en los escritorios compartidos | Cabina telefónica de oficina | Coloca las cabinas más cerca de los equipos que reciben muchas llamadas. |
| Software, ingeniería, redacción, finanzas, análisis | El trabajo profundo se ve interrumpido por el movimiento, el habla y las distracciones visuales | Cabina de trabajo | Añade más puestos de trabajo cuando la necesidad de concentración siga siendo alta. |
| Dirección, equipos de proyecto, diseño, operaciones | Las conversaciones informales se extienden por las zonas de trabajo abiertas o las grandes salas de reuniones | Cabina de reuniones | Utiliza las salas de reuniones para acoger debates de entre 2 y 6 personas. |
| Oficina híbrida de uso mixto | Hay llamadas, trabajo de concentración y reuniones, pero no de manera uniforme | Plan de vaina mixta | Empieza con una mezcla equilibrada y luego ajústala según el uso. |
Si la oficina tiene un problema general de privacidad en las llamadas, el trabajo concentrado y la colaboración, compara B&H Ergonomics cabinas insonorizadas para oficinas según el caso de uso antes de elegir un solo tipo de pod.
Una proporción práctica para la planificación de módulos en oficinas comerciales
Las proporciones de planificación deben considerarse supuestos iniciales, no reglas fijas. El estudio sobre la proporción de cabinas de oficina por puesto de trabajo basado en más de 500 distribuciones ofrece un intervalo inicial observado, pero la combinación adecuada sigue variando según el departamento, la cultura de la oficina, el volumen de llamadas, la carga de reuniones y el grado de privacidad que necesiten los empleados.
Para una oficina comercial general, un modelo básico y práctico es:
| Tipo de cabina | Supuesto inicial de planificación | Cuándo añadir más |
|---|---|---|
| Cabinas telefónicas | Número máximo de personal presencial / 18 | Equipos de ventas, reclutamiento, atención al cliente, recursos humanos y equipos con un alto volumen de llamadas |
| Salas de reuniones | Número máximo de personal presencial / 32 | Reuniones frecuentes de entre 2 y 6 personas, sesiones de lluvia de ideas o colaboración híbrida |
| Espacios de trabajo, con pocas exigencias de privacidad | Número máximo de personal presencial / 45 | Trabajo específico ocasional |
| Cabinas de trabajo, necesidad de privacidad media | Número máximo de personal presencial / 35 | Trabajo y análisis periódicos |
| Espacios de trabajo, alta exigencia de privacidad | Número máximo de personal presencial / 25 | Ingeniería, redacción, finanzas, asuntos jurídicos u otros puestos que requieran trabajo de concentración profunda |
En las conversaciones sobre planificación de B&H, una oficina pequeña con unas 10 personas que suelen estar presentes en la oficina suele empezar con una o dos cabinas telefónicas. Esto es especialmente cierto cuando la colaboración a distancia genera videollamadas frecuentes.
Los espacios de trabajo dependen en mayor medida de la función laboral. Si el equipo cuenta con programadores u otros puestos que requieren una concentración profunda, podría ser razonable optar por una distribución más densa de estos espacios. En un equipo en el que la concentración es fundamental, un espacio de trabajo por cada dos empleados que realizan tareas que requieren concentración profunda puede ser un buen punto de partida; luego, la empresa puede agregar más si los comentarios sobre el uso indican que la demanda sigue siendo muy alta.
Los índices son útiles porque evitan tener que adivinar. Las reglas de ajuste son igual de importantes, ya que ninguna tabla puede entender a tu equipo mejor que tu propio patrón de trabajo.
Cómo ajustar la configuración de los grupos por departamento
En una oficina comercial, rara vez se necesita la misma densidad de cubículos en todas partes. Tanto un equipo de ventas como uno de ingeniería pueden necesitar espacios cerrados, pero por razones diferentes.
| Tipo de departamento o equipo | ¿Qué suele impulsar la demanda? | Ajuste de la mezcla de cápsulas |
|---|---|---|
| Ventas y desarrollo comercial | Llamadas privadas, llamadas salientes, videoconferencias con clientes | Lo primero es instalar más cabinas telefónicas. |
| Atención al cliente | Privacidad de las llamadas, escalamiento de llamadas, descompresión ocasional | Coloca cabinas telefónicas cerca del equipo, junto con algunos espacios tranquilos de reserva. |
| Ingeniería de software | Concentración profunda, revisión de código, depuración, sesiones prolongadas de concentración | Añade más módulos de trabajo que la proporción de referencia. |
| Recursos Humanos, finanzas, asuntos jurídicos, liderazgo | Conversaciones confidenciales y reuniones delicadas | Incorpora cabinas telefónicas y espacios de reunión con un diseño que garantice una mayor privacidad. |
| Producto, diseño, operaciones | Reuniones breves, debates sobre proyectos, colaboración híbrida | Coloca módulos de reunión cerca de las zonas de colaboración. |
| Oficina híbrida de uso mixto | Demanda desigual entre llamadas, sesiones de Focus y reuniones | Empieza con un ajuste equilibrado y luego modifícalo según los comentarios de los usuarios. |
Aquí es donde la planificación de los espacios de oficinas comerciales se diferencia de la simple compra de mobiliario. El objetivo no es adquirir el mayor número posible de cabinas. El objetivo es ubicar el tipo adecuado de espacio cerrado cerca de los equipos que más lo necesitan.
El error más común en la planificación: colocar los módulos en el lugar equivocado
Según mi experiencia, una mala ubicación causa más frustración que una cantidad inicial ligeramente insuficiente.
Una cabina telefónica que esté demasiado lejos del equipo de ventas pasará desapercibida. Una cabina de trabajo situada junto a una cocina ruidosa puede resultar menos útil de lo esperado. Una cabina de reuniones escondida detrás de un cuello de botella en el paso puede generar problemas de circulación, incluso si la cabina en sí está bien construida.
Utiliza esta lista de verificación de la ubicación antes de aprobar el diseño:
| Factor de ubicación | Por qué es importante | Pregunta sobre planificación |
|---|---|---|
| A poca distancia | La gente evita los espacios privados que resultan incómodos | ¿Pueden los usuarios principales llegar rápidamente al módulo? |
| Visibilidad | Los usuarios necesitan saber si el pod está disponible | ¿Es fácil encontrar la cabina sin molestar a los demás? |
| Acceso a la alimentación eléctrica | Las cápsulas requieren una planificación eléctrica práctica | ¿Hay una toma de corriente cerca, es segura y el equipo de la instalación puede revisarla? |
| Circulación | Una colocación incorrecta puede impedir el movimiento | ¿El pod obstaculiza el paso por pasillos, puertas o zonas de paso comunes? |
| Fuente de ruido | Las cabinas deberían resolver los problemas de ruido, no estar ubicadas en la zona más ruidosa | ¿Está la cápsula cerca del equipo adecuado sin estar situada en la esquina más ruidosa? |
| Exceso de asistentes a la reunión | Las reuniones pequeñas suelen extenderse a las mesas abiertas | ¿Está la sala de reuniones cerca de equipos que suelen tener pequeñas conversaciones? |
| Recorrido de entrega | Una buena ubicación final sigue necesitando una ruta de instalación real | ¿Puede la cápsula llegar al lugar pasando por ascensores, pasillos y puertas? |
Para la seguridad en el lugar de trabajo y la revisión de las instalaciones, los equipos deben verificar los requisitos pertinentes relacionados con el edificio, los accesos y las superficies de tránsito. La OSHA Norma sobre superficies de tránsito y de trabajo es un punto de partida oficial útil para las discusiones sobre instalaciones orientadas a la seguridad, pero la ubicación definitiva debe ser revisada por el equipo del edificio, el propietario o el equipo del proyecto.
Cabina telefónica, espacio de trabajo o sala de reuniones: ¿qué debería ser lo primero?
Si el presupuesto solo permite una implementación por fases, priorice el tipo de módulo que elimine la mayor parte de las dificultades del día a día.
Opta primero por las cabinas telefónicas cuando el problema sean las llamadas
Elija cabinas telefónicas de oficina En primer lugar, cuando los empleados se alejan de sus escritorios para realizar llamadas privadas, participan en videoconferencias en los pasillos u ocupan salas de conferencias grandes por su cuenta. Una oficina pequeña con un máximo de unas 10 personas presentes al mismo tiempo podría necesitar entre 1 y 2 cabinas si las llamadas a distancia son frecuentes.
Opta primero por los espacios de trabajo individuales cuando el problema sea la concentración
Elija cabinas de trabajo En primer lugar, cuando en la oficina hay puestos que requieren trabajo de alta concentración y las personas pierden la concentración en el área abierta. Los programadores, analistas, redactores, diseñadores y equipos de finanzas pueden necesitar una mayor densidad de cubículos de trabajo de lo que sugiere la proporción habitual en una oficina.
Opta primero por las cabinas de reunión cuando la colaboración se desborde
Elija salas de reuniones En primer lugar, cuando las conversaciones de entre 2 y 6 personas se llevan a cabo constantemente en salas de conferencia grandes o en espacios abiertos. Los módulos de reunión pueden aliviar la presión sobre las salas de reunión y evitar que las conversaciones pequeñas se conviertan en ruido de fondo para el resto de las personas.
Ejemplos de escenarios de planificación
Estos ejemplos no son requisitos de diseño ni fórmulas universales. Se trata de escenarios de planificación iniciales para oficinas comerciales que desean una combinación de módulos más estructurada.
| Escenario | Personal máximo in situ | Modelo de trabajo | Mezcla para cápsulas de inicio | Ajuste |
|---|---|---|---|---|
| Pequeño equipo híbrido | 10 | Llamadas mixtas y trabajo de concentración | 1-2 cabinas telefónicas, 0-1 espacio de trabajo individual, espacio opcional para reuniones pequeñas | Añade una cabina de trabajo si los empleados que necesitan concentrarse se quejan de las interrupciones. |
| Equipo con gran volumen de llamadas | 30 | Ventas, asistencia técnica, contratación, atención telefónica a clientes a distancia | 2-3 cabinas telefónicas, 1 espacio de trabajo, 1 sala de reuniones | Si aparecen colas de llamadas, añade cabinas primero. |
| Equipo de trabajo profundo | 30 | Software, análisis, trabajo técnico | 1-2 cabinas telefónicas, 8-15 módulos de trabajo si hay mucha demanda de espacios de concentración, 1 módulo de reuniones | En los equipos que requieren mucha concentración, la densidad de los espacios de trabajo puede superar los índices habituales. |
| Oficina híbrida equilibrada | 60 | Llamadas, trabajo de concentración y reuniones breves | 4 cabinas telefónicas, 2 espacios de trabajo, 2 salas de reuniones | Añadir según el uso: cabinas telefónicas para las colas de llamadas, espacios de trabajo para atender reclamaciones que requieran concentración y salas de reuniones para cuando las salas habituales no tengan capacidad suficiente. |
| Oficina donde prima la colaboración | 60 | Trabajo en proyectos, reuniones de liderazgo, sesiones de lluvia de ideas | 3-4 cabinas telefónicas, 1-2 espacios de trabajo, 3 salas de reuniones | Coloca espacios de reunión cerca de los equipos de proyecto y de las zonas de colaboración compartidas. |
La mejor versión de esta tabla se basa en el comportamiento real en la oficina. Comienza por los picos de asistencia y el tipo de trabajo, y luego ajusta el plan una vez que los empleados empiecen a utilizar los espacios de trabajo.
Qué preparar antes de solicitar un presupuesto
Para obtener un presupuesto más claro, lo primero es preparar un paquete de planificación más claro. Antes de solicitar un presupuesto, prepara:
- Número habitual de empleados en la sede
- Número total de empleados, a modo de referencia
- Principales tipos de equipos y modelos de trabajo
- Número de personas que reciben llamadas con frecuencia
- Número de personas que necesitan tiempo para concentrarse a fondo
- Frecuencia de las reuniones de 2 a 6 personas
- Presión sobre las salas de reuniones existentes
- Plano de planta o boceto de distribución
- Ubicaciones preferidas para las cápsulas
- Notas sobre el acceso a la energía
- Información sobre la ruta de entrega, el ascensor, la entrada y el pasillo
- Requisitos de color o acabado
- Responsabilidad prevista en materia de instalación
- Requisitos del DDP o de las condiciones de entrega
- Necesidades futuras de traslado o ampliación
Esta información ayuda a B&H Ergonomics a recomendar una combinación de módulos más realista, en lugar de tratar todas las oficinas como si fueran el mismo proyecto.
Por qué los módulos de oficina modulares son ideales para la planificación de espacios de oficinas comerciales
Los módulos de oficina modulares resultan muy útiles en la planificación de espacios de oficinas comerciales, ya que no son salas fijas. Permiten realizar llamadas privadas, trabajar con concentración y celebrar reuniones en un espacio cerrado sin necesidad de realizar obras cada vez que surge una necesidad de privacidad.
Para muchos equipos de mantenimiento, las ventajas prácticas son:
- Estructura modular para facilitar la planificación y la configuración
- Colocación flexible cuando cambia la distribución de la oficina
- Una instalación modular más sencilla que permite el montaje por cuenta propia en las condiciones adecuadas del proyecto
- Colores personalizados que se adaptan a los requisitos de diseño del lugar de trabajo
- Condiciones DDP cuando los compradores necesitan una mayor claridad sobre la responsabilidad de la entrega
- Una estrategia de implementación por fases más ordenada que construir todas las salas cerradas de una sola vez
La ventilación y la comodidad siguen siendo aspectos que requieren atención. Cuando las cápsulas se utilizan como espacios cerrados ocupados, los compradores deben preguntar sobre la circulación de aire, la calefacción, el ruido de los ventiladores, el consumo de energía y la duración prevista de uso. Las normas de ASHRAE Recursos sobre la calidad del aire interior constituyen una referencia externa útil en el contexto más amplio de la calidad del aire interior y la ventilación, mientras que los detalles específicos sobre el flujo de aire de cada producto deben obtenerse del proveedor del módulo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas cabinas telefónicas necesita una oficina de 10 personas?
Una oficina de 10 personas en la que se realizan llamadas remotas con frecuencia suele empezar con una o dos cabinas telefónicas. Si el equipo realiza muchas llamadas, como es el caso de los departamentos de ventas, reclutamiento, soporte técnico o éxito del cliente, es recomendable prever unas dos cabinas y evaluar el uso real tras la instalación.
¿Se debe tener en cuenta a los trabajadores remotos a la hora de planificar el espacio de oficinas comerciales?
Los trabajadores remotos deben tenerse en cuenta en el contexto empresarial, pero la cantidad de módulos suele planificarse en función del número máximo habitual de empleados presentes en la oficina. Si la empresa cuenta con 60 empleados, pero normalmente solo hay 25 en la oficina al mismo tiempo, el plan de módulos debe basarse en el patrón de demanda máxima de 25 personas.
¿Dónde se deben colocar las cabinas de oficina?
Los módulos de oficina deben ubicarse cerca de los equipos que los utilizan, con buena visibilidad, circulación segura, acceso práctico a la red eléctrica y una ruta de entrega viable. Las cabinas telefónicas deben situarse cerca de los equipos que realizan muchas llamadas. Los módulos de trabajo deben estar cerca de las zonas de concentración profunda. Los módulos de reuniones deben estar cerca de los equipos que organizan reuniones breves con frecuencia.
¿Los programadores necesitan más cubículos de trabajo que otros equipos?
A menudo, sí. Los programadores y otros puestos que requieren trabajo de concentración profunda pueden necesitar una mayor densidad de puestos de trabajo, ya que su labor depende de largas sesiones de concentración. En un equipo en el que la concentración es fundamental, un puesto de trabajo por cada dos empleados que realizan trabajo de concentración profunda puede ser un buen punto de partida para la planificación; posteriormente, los comentarios sobre el uso pueden orientar la expansión.
¿Se pueden mover los módulos de oficina una vez instalados?
Muchas cabinas de oficina modulares se pueden reubicar con mayor facilidad que las salas construidas, pero la reubicación sigue dependiendo del diseño de la cabina, las condiciones del piso, el acceso a la red eléctrica, el espacio libre en las rutas y los requisitos de manipulación. Los compradores deben confirmar los detalles relativos a la movilidad, el desmontaje y la reinstalación antes de realizar la compra.
