No planeamento do local de trabalho, os bairros de escritório são áreas identificáveis dentro de um espaço de trabalho que proporcionam a uma equipa ou grupo uma base, com acesso a instalações partilhadas para além dessa área. Planeie cada bairro em torno das pessoas que precisam de trabalhar em conjunto e, em seguida, decida quais os recursos que pertencem à área da equipa e quais devem servir várias equipas. As instalações partilhadas necessitam de regras de acesso claras e de uma abordagem que pareça aberta a todos os que se espera que as utilizem.
Última atualização: 21 de setembro de 2026 | Autor: Richard
O que são bairros de escritório?
Um bairro reúne os postos de trabalho quotidianos de um grupo, o equipamento local e a identidade da equipa numa parte reconhecível do escritório. Essa base pode servir um departamento, um grupo de projeto ou pessoas que colaboram frequentemente. As suas secretárias podem ser atribuídas, partilhadas dentro do grupo ou geridas através de uma combinação de modalidades.
Os bairros de escritório e o trabalho baseado em atividades podem coexistir. Os bairros organizam onde as equipas estão sediadas; o trabalho baseado em atividades disponibiliza ambientes para diferentes tarefas. Uma pessoa pode começar na base da sua equipa, utilizar uma cabine partilhada para uma chamada e reunir-se com outra equipa numa sala de projeto comum.
O desafio do planeamento consiste em tornar esses limites compreensíveis. Os colaboradores precisam de saber onde pertence a sua equipa e que espaços podem utilizar noutros locais, sem terem de pedir autorização a uma equipa vizinha.
Defina a base de cada equipa
Comece pelas relações de trabalho que justificam manter as pessoas juntas. Pergunte quem necessita de contacto frequente durante um dia normal e quais os colaboradores que visitam regularmente. A designação de um departamento é um ponto de partida; uma equipa de projeto que abrange dois departamentos pode necessitar de uma organização diferente.
Redija um breve resumo para cada bairro proposto:
- Quem faz parte dele, incluindo as pessoas que dividem o seu tempo entre equipas?
- Quando estão essas pessoas presentes em conjunto e o que acontece no dia mais movimentado da equipa?
- Que secretárias são atribuídas, partilhadas ou reservadas para uma necessidade específica de equipamento ou acesso?
- Que armazenamento e equipamento têm de permanecer perto da equipa?
- Onde pode um colega de outra equipa juntar-se a eles?
Separe a pertença à base da propriedade da secretária. Uma equipa pode ter um local fiável para se reunir sem que todos os membros tenham um posto de trabalho individualmente atribuído. Se as secretárias forem partilhadas, especifique como os colaboradores encontram um lugar disponível e o que fazem quando o bairro está cheio.
Avalie as equipas vizinhas com base nas relações de trabalho, bem como nas funções profissionais. Dois grupos que trocam trabalho ao longo do dia podem beneficiar de bases próximas. Um espaço de projeto partilhado entre ambos pode proporcionar um ponto de encontro sem transformar a área de secretárias de uma equipa no espaço adicional da outra.
Decida o que é local e o que é partilhado
Crie um registo de recursos de trabalho antes de desenhar o plano final. Utilize uma linha para cada grupo de secretárias, sala, cabine, área de armazenamento e comodidade, para que a decisão de acesso seja visível em vez de implícita.
| Recurso | Serve | Localização ou percurso | Regra de acesso | Responsável ou líder de revisão |
|---|---|---|---|---|
| Cabine telefónica partilhada | Equipas A, B e C | Percurso comum entre zonas | Acesso sem reserva durante a utilização normal; reserva apenas para sessões mais longas | Coordenador do local de trabalho |
| Secretárias de apoio | Equipa principal e visitantes aprovados | Limite da zona da Equipa B | Apenas lugares libertados; os lugares atribuídos e reservados mantêm-se protegidos | Responsável da Equipa B e instalações |
| Mesa de projeto | Equipas A e B | Entre as duas bases principais | Reservar para trabalho entre equipas; retirar os materiais após a sessão | Coordenador de projeto |
Preencha as células com os nomes, percursos, permissões e responsabilidades reais do seu escritório. Se não for possível preencher uma célula, o recurso não está pronto para ser tratado como partilhado.
Atribua a cada recurso um grupo de serviço explícito: uma equipa, equipas vizinhas ou todo o escritório. Em seguida, documente quem o pode utilizar, como funciona o acesso e quem é responsável pela sua manutenção.
Use esta tabela como ponto de partida para definir as suas próprias regras. As atribuições são opções de planeamento, não requisitos fixos.
| Recurso | Possível grupo de serviço | Regra a definir antes da mudança |
|---|---|---|
| Armazenamento da equipa e equipamento especializado | Equipa de referência | Quem tem acesso e como obtêm os colaboradores visitantes aquilo de que necessitam? |
| Postos de trabalho na área de referência | Equipa de referência, com exceções definidas | Que lugares podem os visitantes utilizar e quando podem as secretárias não utilizadas ser disponibilizadas? |
| Mesa pequena para projetos | Equipa de referência ou equipas vizinhas | Outros podem reservá-la e os materiais do projeto podem permanecer entre sessões? |
| Espaços fechados para chamadas | Várias áreas de trabalho ou todo o escritório | O acesso é por reserva ou livre, e a localização serve todos os utilizadores previstos? |
| Salas de reunião pequenas | Várias áreas de trabalho ou todo o escritório | Que regras de reserva impedem que uma equipa retenha indefinidamente a capacidade partilhada? |
| Impressoras, bebidas e outros serviços comuns | Grupo definido de utilizadores do escritório | Todos conseguem aceder-lhes através das zonas de circulação comuns? |
Mantenha a responsabilidade separada da prioridade. Uma equipa próxima pode comunicar uma cabine avariada ou um cabo em falta, mas essa função de manutenção não lhe confere automaticamente o direito de utilização prioritária. Torne visível qualquer acordo de prioridade genuíno para as pessoas afetadas.
Faça o inventário das salas existentes antes de acrescentar instalações. Quando persistir uma necessidade partilhada de chamadas ou reuniões, compare cápsulas de escritório com as salas disponíveis em relação ao mesmo briefing: utilizadores previstos, ocupação, equipamento, duração esperada da sessão, acesso e requisitos acústicos. Após ser selecionado, o espaço continua a necessitar de uma localização adequada e de regras de utilização.
Coloque as instalações partilhadas em percursos comuns
Numa observação de planeamento partilhada por B&H Ergonomics, aproximar-se de uma cabine telefónica rodeada pelos postos de trabalho de outra equipa pode ser desconfortável, sobretudo quando a função dessa equipa não está relacionada com a do próprio interlocutor. O percurso até à área faz com que a cabine pareça associada à equipa circundante, mesmo quando se destina a utilização partilhada.
Para instalações que servem várias zonas, privilegie uma localização acessível a partir da circulação comum. Verifique a aproximação a partir de cada equipa prevista, incluindo os últimos passos até à entrada. Uma cabine junto a uma via principal pode ainda parecer integrada no território de uma equipa se a porta abrir para as filas de secretárias dessa equipa.
Verifique o percurso, não apenas a distância
Considere duas localizações conceptuais para a mesma cabine partilhada:
| Colocação | Aproximação a partir de outra zona | Resposta de planeamento |
|---|---|---|
| Cabine dentro da área de postos de trabalho da Equipa A | Saia do percurso comum e caminhe entre as secretárias ocupadas da Equipa A para chegar à porta | Teste uma localização ou disposição da entrada diferente que se ligue à circulação comum |
| Cabine junto a um percurso comum entre zonas | Aproxime-se da entrada sem entrar na área de secretárias de nenhuma das equipas | Verifique o funcionamento da porta, o espaço de espera, o trabalho nas proximidades e a adequação aos utilizadores previstos |
Uma localização central é um ponto de partida útil quando várias equipas partilham uma instalação. Neste caso, central significa conveniente para os grupos que serve. O centro geométrico do piso pode ser inadequado devido à circulação, às salas existentes, às infraestruturas do edifício ou à forma como as equipas realmente se deslocam.
Utilize este teste de concentração antes de definir uma localização partilhada:
| Padrão | Melhor disposição inicial | O que verificar |
|---|---|---|
| Várias equipas próximas têm uma procura semelhante | Uma instalação partilhada num percurso comum | Conforto de acesso, funcionamento da porta, espaço de espera e procura nos períodos de pico equivalentes |
| As equipas estão distribuídas por um piso amplo | Duas ou mais instalações distribuídas | Limites de serviço, capacidade duplicada, manutenção e distâncias dos percursos |
| Uma equipa tem uma procura especializada e contínua | Uma instalação local, além de uma opção partilhada separada | Se o recurso local se justifica e se a capacidade partilhada continua disponível |
Num piso maior, teste várias localizações partilhadas se um grupo central de cabines deixar as equipas mais distantes com um trajeto impraticável. Indique as equipas que cada localização serve e verifique a procura em cada uma. Concentrar tudo no centro não resolverá, por si só, a disponibilidade desigual.
Mantenha a entrada e qualquer atividade de espera fora dos corredores entre secretárias. Antes de definir a posição, reveja com o projetista a área efetivamente ocupada, o funcionamento da porta, o acesso acessível, as infraestruturas do edifício e a circulação necessária. Uma localização conceptual apenas estabelece a relação pretendida entre as equipas e as instalações.
Torne visível o caráter partilhado
Utilize o mesmo nome para a sala ou cabine na planta do piso, na sinalização física e no sistema de reservas. Inclua esse nome no plano de sinalização do escritório, incluindo sinais nos pontos de decisão do percurso e na entrada da sala. Mostre quem pode utilizar o espaço e como aceder-lhe. Um nome baseado na localização pode ajudar a identificar uma instalação comum, mas o percurso de acesso e as permissões de reserva também têm de a tornar utilizável pelas equipas que deve servir.
Se os colaboradores de outra equipa tiverem de pedir autorização sempre que quiserem entrar, determine se o espaço é efetivamente partilhado. Altere o regime de acesso ou registe-o como capacidade de acesso restrito e disponibilize uma alternativa utilizável ao grupo excluído.
Defina regras para visitas entre equipas e utilização em caso de excesso de procura
Planeie a chegada de um colega de outra zona. Identifique onde essa pessoa se pode sentar, como encontra o seu anfitrião e que instalações próximas pode utilizar. Um lugar para visitantes perto da zona da equipa pode ser adequado para uma colaboração breve; um grupo de projeto recorrente pode necessitar de uma mesa ou sala partilhada a que ambas as equipas possam chegar.
Escreva regras que distingam um posto de trabalho disponível de um posto temporariamente desocupado durante uma reunião. Os colaboradores devem conseguir identificar os lugares libertados através de um sistema de reservas, de uma convenção visível ou de outro método consistente. Mantenha identificáveis, nesse processo, os postos de trabalho reservados para equipamento específico ou necessidades individuais de acesso.
Considere o seguinte hipotético seguinte: duas equipas têm bases próprias separadas e partilham uma cabine junto ao percurso comum. Num dia movimentado, a Equipa A necessita de postos de trabalho adicionais, enquanto a Equipa B tem lugares não utilizados. A cabine continua aberta a ambas as equipas segundo as regras habituais. A Equipa A utiliza apenas os postos de trabalho que a Equipa B libertou para utilização em caso de excesso de procura, deixando os postos atribuídos e reservados disponíveis para os respetivos utilizadores.
Essa disposição exige duas decisões distintas: acesso a instalações partilhadas e utilização temporária de secretárias. Registe ambas, em vez de assumir que a autorização para utilizar uma cabine também inclui autorização para ocupar a área envolvente.
Designe alguém para resolver conflitos e atualizar as regras. Inclua faltas de comparência, reservas prolongadas, membros visitantes de projetos e alterações na presença das equipas. Sempre que uma equipa tenha uma necessidade recorrente de acesso prioritário, analise se deve dispor de uma solução dedicada, em vez de ocupar repetidamente a capacidade geral partilhada.
Teste o plano na perspetiva de outra equipa
Convide representantes de cada grupo de utilizadores previsto a percorrer os trajetos propostos. Comece na respetiva área de trabalho habitual e peça-lhes que encontrem um espaço partilhado para chamadas, se juntem a um colega noutra área e localizem uma secretária disponível num dia movimentado.
Utilize este percurso para responder às seguintes perguntas:
- Conseguem identificar quais as instalações que estão autorizados a utilizar?
- Conseguem chegar à entrada sem atravessar a área de postos de trabalho de outra equipa?
- A sinalização e as permissões de reserva descrevem o mesmo regime de acesso?
- Um colega visitante consegue encontrar um lugar adequado sem deslocar outra pessoa?
- Existe uma alternativa clara quando a instalação partilhada está ocupada?
- Os utilizadores previstos conseguem operar e utilizar o espaço, incluindo qualquer pessoa que necessite de uma configuração acessível?
Após a mudança, reveja os registos de reserva juntamente com conversas com os utilizadores. Uma cabine pouco utilizada merece ser investigada: verifique a sua localização, regras de acesso, equipamento e adequação às chamadas previstas. A baixa utilização, por si só, não explica qual destes aspetos necessita de ser alterado.
Conclua o resumo da área com uma planta anotada, a tabela de recursos e acessos e as regras para visitantes e situações de lotação. Atribua a cada instalação partilhada um grupo de serviço responsável e mapeie o seu acesso a partir de cada área que serve. Estes detalhes permitem à equipa analisar tanto a disposição física como as decisões quotidianas necessárias para a utilizar.
