Dans la planification des espaces de travail, les zones d’équipe sont des espaces identifiables au sein du lieu de travail qui servent de base de rattachement à une équipe ou à un groupe, avec un accès à des installations partagées situées au-delà de cette zone. Planifiez chaque zone autour des personnes qui doivent travailler ensemble, puis déterminez quelles ressources doivent se trouver dans l’espace de l’équipe et lesquelles doivent être accessibles à plusieurs équipes. Les installations partagées doivent être assorties de règles d’accès claires et d’une organisation qui semble ouverte à toutes les personnes appelées à les utiliser.
Dernière mise à jour : 21 septembre 2026 | Auteur : Richard
Que sont les zones d’équipe au bureau ?
Une zone d’équipe regroupe les postes de travail quotidiens d’un groupe, ses équipements locaux et son identité d’équipe dans une partie identifiable du bureau. Cette base de rattachement peut servir à un service, à une équipe projet ou à des personnes qui collaborent fréquemment. Les bureaux peuvent être attribués, partagés au sein du groupe ou gérés selon une combinaison de ces modalités.
Les zones d’équipe et le travail fondé sur les activités peuvent coexister. Les zones d’équipe organisent l’emplacement des équipes ; le travail fondé sur les activités propose des espaces adaptés aux différentes tâches. Une personne peut commencer sa journée dans la base de rattachement de son équipe, utiliser une cabine partagée pour un appel, puis rejoindre une autre équipe dans une salle de projet commune.
L’enjeu de la planification consiste à rendre ces limites compréhensibles. Les collaborateurs doivent savoir où se trouve leur équipe et quels espaces ils peuvent utiliser ailleurs sans demander l’autorisation d’une équipe voisine.
Définir la base de rattachement de chaque équipe
Commencez par les relations de travail qui justifient de réunir les personnes. Demandez-vous qui doit être en contact fréquent au cours d’une journée normale et quels collaborateurs se rendent régulièrement sur place. Le nom du service constitue un point de départ ; une équipe projet réunissant des personnes de deux services peut nécessiter une organisation différente.
Rédigez un court descriptif pour chaque zone d’équipe proposée :
- Qui en fait partie, y compris les personnes qui partagent leur temps entre plusieurs équipes ?
- À quels moments ces personnes sont-elles présentes ensemble, et que se passe-t-il lors de la journée la plus chargée de l’équipe ?
- Quels bureaux sont attribués, partagés ou réservés à un besoin particulier en matière d’équipement ou d’accès ?
- Quels espaces de rangement et quels équipements doivent rester à proximité de l’équipe ?
- Où un collègue d’une autre équipe peut-il les rejoindre ?
Distinguez l’appartenance à une base de rattachement de la propriété d’un bureau. Une équipe peut disposer d’un lieu fiable où se retrouver sans que chaque membre ait un poste de travail attitré. Si les bureaux sont partagés, précisez comment les collaborateurs trouvent une place disponible et ce qu’ils doivent faire lorsque la zone d’équipe est complète.
Examinez les équipes voisines en fonction de leurs relations de travail, et pas seulement de leur fonction. Deux groupes qui échangent du travail tout au long de la journée peuvent tirer parti de bases de rattachement proches. Un espace projet partagé entre eux peut servir de point de rencontre sans transformer la zone de bureaux de l’une des équipes en espace d’appoint pour l’autre.
Déterminer ce qui est local et ce qui est partagé
Établissez un inventaire opérationnel des ressources avant de finaliser le plan. Utilisez une ligne pour chaque groupe de bureaux, salle, cabine, espace de rangement et équipement afin que la décision relative à l’accès soit visible plutôt que simplement implicite.
| Ressource | Dessert | Emplacement ou itinéraire | Règle d’accès | Responsable ou pilote de la revue |
|---|---|---|---|---|
| Cabine téléphonique partagée | Équipes A, B et C | Itinéraire commun entre les quartiers | Accès sans réservation en usage normal ; réservation requise uniquement pour les sessions longues | Coordinateur des espaces de travail |
| Postes de travail de capacité supplémentaire | Équipe de rattachement et visiteurs approuvés | À la périphérie du quartier de l’équipe B | Uniquement les postes libérés ; les postes attribués et réservés restent protégés | Responsable de l’équipe B et services généraux |
| Table de projet | Équipes A et B | Entre les deux zones de rattachement | Réserver au travail interéquipes ; débarrasser le matériel après la session | Coordinateur de projet |
Renseignez les cellules avec les noms, itinéraires, autorisations et responsabilités réels de votre bureau. Si une cellule ne peut pas être renseignée, la ressource n’est pas prête à être considérée comme partagée.
Attribuez à chaque ressource un groupe de service explicite : une équipe, des équipes voisines ou l’ensemble du bureau. Documentez ensuite qui peut l’utiliser, comment l’accès fonctionne et qui en assure la gestion.
Utilisez ce tableau comme point de départ pour définir vos propres règles. Les attributions sont des choix de planification, et non des exigences fixes.
| Ressource | Groupe de services possible | Règle à établir avant l’emménagement |
|---|---|---|
| Rangement de l’équipe et équipements spécialisés | Équipe de rattachement | Qui y a accès et comment les collaborateurs de passage obtiennent-ils ce dont ils ont besoin ? |
| Postes de travail au sein de l’espace de rattachement | Équipe de rattachement, avec des exceptions définies | Quels postes les visiteurs peuvent-ils utiliser, et à quel moment les bureaux inoccupés peuvent-ils être libérés ? |
| Petite table de projet | Équipe de rattachement ou équipes voisines | Les autres peuvent-ils la réserver, et les supports de projet peuvent-ils rester en place entre les séances ? |
| Espaces fermés pour les appels | Plusieurs quartiers ou l’ensemble du bureau | L’accès se fait-il sur réservation ou sans réservation, et l’emplacement convient-il à tous les utilisateurs prévus ? |
| Petites salles de réunion | Plusieurs quartiers ou l’ensemble du bureau | Quelles règles de réservation empêchent une équipe de monopoliser indéfiniment une capacité partagée ? |
| Imprimantes, rafraîchissements et autres équipements communs | Groupe défini d’utilisateurs du bureau | Tout le monde peut-il y accéder par les circulations communes ? |
Dissociez la responsabilité de la priorité. Une équipe voisine peut signaler une cabine défectueuse ou un câble manquant, mais ce rôle de maintenance ne lui confère pas automatiquement la priorité d’utilisation. Rendez visible tout véritable accord de priorité pour les personnes concernées.
Faites l’inventaire des salles existantes avant d’ajouter des installations. Lorsqu’un besoin d’appel ou de réunion partagé subsiste, comparez bureaux en kit avec les salles disponibles selon les mêmes critères : utilisateurs prévus, capacité d’accueil, équipement, durée prévue des sessions, accès et exigences acoustiques. Une fois sélectionné, l’espace nécessite toujours un emplacement adapté et des règles d’utilisation.
Placez les installations partagées sur des axes de circulation communs
Dans une observation de planification partagée par B&H Ergonomics, l’approche d’une cabine téléphonique entourée des postes de travail d’une autre équipe peut sembler inconfortable, surtout lorsque la fonction de cette équipe n’est pas liée à celle de l’appelant. L’itinéraire menant à cette zone donne l’impression que la cabine est associée à l’équipe environnante, même si elle est destinée à un usage partagé.
Pour les installations desservant plusieurs zones d’équipe, privilégiez un emplacement accessible depuis les circulations communes. Vérifiez l’approche depuis chaque équipe concernée, y compris les derniers pas jusqu’à l’entrée. Une cabine située près d’un axe principal peut néanmoins sembler intégrée au territoire d’une équipe si sa porte s’ouvre sur les rangées de bureaux de cette équipe.
Vérifiez l’itinéraire, pas seulement la distance
Considérez deux implantations théoriques de la même cabine partagée :
| Placement | Approche depuis une autre zone d’équipe | Réponse d’aménagement |
|---|---|---|
| Cabine située dans la zone de postes de travail de l’équipe A | Quittez l’axe de circulation commun et passez entre les bureaux occupés de l’équipe A pour atteindre la porte | Testez un autre emplacement ou une autre configuration d’entrée reliée à la circulation commune |
| Cabine située à côté d’un axe de circulation commun entre les zones d’équipe | Approchez l’entrée sans entrer dans la zone de bureaux de l’une ou l’autre équipe | Vérifiez le fonctionnement de la porte, l’espace d’attente, le travail à proximité et l’adéquation aux utilisateurs prévus |
Un emplacement central constitue un bon point de départ lorsque plusieurs équipes partagent une installation. Ici, central signifie pratique pour les groupes qu’elle dessert. Le centre géométrique de l’étage peut être inadapté en raison des flux de circulation, des salles existantes, des installations techniques du bâtiment ou des déplacements réels des équipes.
Utilisez ce test de concentration avant de fixer un emplacement partagé :
| Configuration | Meilleure disposition de départ | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|
| Plusieurs équipes proches ont une demande similaire | Un espace partagé sur un itinéraire commun | Même facilité d’accès, ouverture de porte, espace d’attente et demande de pointe |
| Les équipes sont réparties sur un grand plateau | Deux espaces ou plus répartis | Périmètres de desserte, capacité dupliquée, maintenance et longueurs de trajet |
| Une équipe présente un besoin spécialisé et soutenu | Un espace local, ainsi qu’une option partagée distincte | La justification de la ressource locale et le maintien de la disponibilité de la capacité partagée |
Sur un plateau plus vaste, évaluez plusieurs emplacements partagés si un groupe central unique de cabines impose un trajet peu pratique aux équipes éloignées. Identifiez les équipes desservies par chaque emplacement et vérifiez la demande pour chacun d’eux. Regrouper tous les espaces au centre ne résoudra pas à lui seul les inégalités de disponibilité.
Maintenez l’entrée et toute activité d’attente hors des allées entre les bureaux. Examinez l’emprise réelle, l’ouverture de la porte, l’accès accessible, les réseaux techniques du bâtiment et les circulations requises avec le concepteur du projet avant de fixer l’emplacement. Un emplacement conceptuel établit uniquement la relation prévue entre les équipes et les espaces.
Rendez visible le caractère partagé
Utilisez le même nom de salle ou de cabine sur le plan d’étage, la signalétique physique et le système de réservation. Intégrez ce nom dans le plan de signalétique des bureaux, y compris sur les panneaux aux points de décision d’itinéraire et à l’entrée de la salle. Indiquez qui peut utiliser l’espace et comment y accéder. Un nom fondé sur l’emplacement peut aider à identifier un espace commun, mais l’itinéraire d’accès et les autorisations de réservation doivent également permettre aux équipes concernées de l’utiliser.
Si les employés d’une autre équipe doivent demander l’autorisation chaque fois qu’ils souhaitent entrer, déterminez si l’espace est réellement partagé. Modifiez les modalités d’accès ou considérez cet espace comme une capacité restreinte et proposez une alternative utilisable au groupe exclu.
Établissez des règles pour les visites interéquipes et les débordements de capacité
Prévoyez l’arrivée d’un collègue provenant d’une autre zone. Déterminez où cette personne peut s’asseoir, comment elle trouve son hôte et quels espaces à proximité elle peut utiliser. Un siège visiteur près de la périphérie de l’équipe peut convenir à une brève collaboration ; un groupe de projet récurrent peut nécessiter une table ou une salle partagée accessible aux deux équipes.
Rédigez des règles qui distinguent un poste disponible d’un poste temporairement inoccupé pendant une réunion. Les employés doivent pouvoir identifier les places libérées grâce à un système de réservation, à une convention visible ou à une autre méthode cohérente. Dans ce processus, veillez à ce que les postes réservés à certains équipements ou à des besoins d’accès individuels restent identifiables.
Prenez le cas suivant exemple hypothétique: deux équipes disposent de zones d’attache distinctes et partagent une cabine située sur l’itinéraire commun. Lors d’une journée chargée, l’équipe A a besoin de postes supplémentaires tandis que l’équipe B dispose de places inutilisées. La cabine reste ouverte aux deux équipes selon ses règles habituelles. L’équipe A utilise uniquement les postes que l’équipe B a libérés pour absorber le débordement, laissant les postes attribués et réservés à la disposition de leurs utilisateurs prévus.
Cette organisation nécessite deux décisions distinctes : l’accès aux installations partagées et l’utilisation temporaire d’un poste de travail. Consignez les deux au lieu de supposer que l’autorisation d’utiliser une cabine inclut également celle d’occuper la zone environnante.
Désignez une personne chargée de résoudre les conflits et de mettre à jour les règles. Prévoyez les absences, les réservations prolongées, les membres de projet de passage et les changements de présence des équipes. Lorsqu’une équipe a un besoin récurrent d’accès prioritaire, vérifiez si elle devrait disposer d’une solution dédiée plutôt que de mobiliser à répétition la capacité partagée générale.
Testez le plan du point de vue d’une autre équipe
Invitez des représentants de chaque groupe d’utilisateurs visé à parcourir les itinéraires proposés. Partez de leur zone habituelle et demandez-leur de trouver un espace partagé pour les appels, de rejoindre un collègue dans une autre zone et de localiser un poste de travail de débordement lors d’une journée chargée.
Utilisez ce parcours pour répondre aux questions suivantes :
- Peuvent-ils identifier les installations qu’ils sont autorisés à utiliser ?
- Peuvent-ils atteindre l’entrée sans traverser la zone de postes de travail d’une autre équipe ?
- La signalétique et les autorisations de réservation décrivent-elles le même dispositif d’accès ?
- Un collègue de passage peut-il trouver une place adaptée sans déplacer quelqu’un ?
- Existe-t-il une solution alternative claire lorsque l’installation partagée est occupée ?
- Les utilisateurs visés peuvent-ils faire fonctionner et utiliser l’espace, y compris les personnes ayant besoin d’une configuration accessible ?
Après l’emménagement, examinez les données de réservation en parallèle des échanges avec les utilisateurs. Une cabine peu utilisée mérite d’être étudiée : vérifiez son emplacement, ses règles d’accès, ses équipements et son adéquation aux appels prévus. Une faible utilisation ne permet pas à elle seule de déterminer lequel de ces éléments doit être modifié.
Terminez le dossier de zone avec un plan annoté, le tableau des ressources et des accès, ainsi que les règles applicables aux visiteurs et aux situations de débordement. Attribuez à chaque installation partagée un groupe de gestion désigné et retracez son cheminement d’accès depuis chaque zone qu’elle dessert. Ces détails permettent à l’équipe d’examiner à la fois l’aménagement physique et les décisions quotidiennes nécessaires à son utilisation.
