La segnaletica di orientamento in ufficio aiuta le persone a scoprire gli spazi a loro disposizione e a trovare la porta giusta. Iniziate dall’ingresso: indicate quali servizi condivisi sono disponibili, quindi utilizzate nomi delle sale coerenti, percorsi segnalati e indicazioni chiare a ogni svolta. Chi visita l’ufficio per la prima volta dovrebbe poter individuare una destinazione prima di iniziare a cercarla.
Ultimo aggiornamento: 18 settembre 2026 | Autore: Richard
Iniziate la segnaletica di orientamento in ufficio dall’ingresso
Un visitatore che necessita di uno spazio privato per una chiamata potrebbe non cercarlo mai se non sa che l’ufficio ne dispone. Rendete visibili i servizi condivisi su una directory all’ingresso o su un cartello vicino alla reception, prima che i visitatori debbano scegliere un corridoio.
Elencate gli spazi effettivamente disponibili per gli utenti previsti. Potrebbero includere cabine per chiamate, sale riunioni condivise e una cabina per l’allattamento. Usate descrizioni facilmente riconoscibili, con riferimento al piano o alla zona quando necessario. Se i visitatori devono effettuare il check-in o richiedere l’accesso, inserite tale istruzione accanto alla destinazione pertinente.
Mantenete la directory leggibile dal punto in cui le persone si fermano naturalmente. Posizionatevi appena oltre l’ingresso e verificate se un banco reception, una porta aperta, una pianta o un gruppo di persone in attesa la nasconde. Una directory rivolta ai dipendenti che escono dall’ufficio richiede un orientamento diverso per gli ospiti in arrivo.
Per un piano di piccole dimensioni, può essere sufficiente un breve elenco di destinazioni con frecce. Aggiungete una mappa quando i visitatori devono comprendere più ali, piani o alternative di percorso. Indicate il punto di partenza e orientate la mappa affinché le direzioni risultino comprensibili dal punto in cui si trovano.
La directory identifica le strutture; non stabilisce se una sala è attualmente libera. Mantenete la disponibilità in tempo reale nell’effettivo processo di prenotazione o rilevazione dell’occupazione del luogo di lavoro.
Usate gli stessi nomi delle sale ovunque
Scegliete un nome per ciascuna sala o cabina e usatelo nella directory all’ingresso, nella segnaletica dei percorsi, sull’etichetta della porta e in qualsiasi registrazione di prenotazione o invito per visitatori. Chi è invitato a Sala riunioni 02 dovrebbe trovare esattamente quel nome sulla porta.
I nomi descrittivi funzionano bene per i visitatori: Cabina chiamate 01, Sala riunioni 02, oppure Ala est — Sala riunioni 02. Se il vostro ufficio utilizza già nomi a tema, abbinateli a una funzione e a una posizione, ad esempio Cedro — Sala riunioni, Piano 2. Mantenete coerente questa identificazione completa ovunque i visitatori la incontrino.
Quando due piani utilizzano gli stessi numeri di sala, includete il piano nel nome mostrato ai visitatori. Verificate i risultati di ricerca nello strumento di prenotazione oltre alla segnaletica stampata; due voci etichettate solo “Sala 02” lasciano l’utente con la stessa ambiguità in un luogo diverso.
Per una nuova installazione, assegnate alle pod per ufficio i nomi utilizzati nel luogo di lavoro durante la pianificazione delle loro posizioni. Aggiungete tali nomi alla planimetria e all'elenco degli ambienti prima di renderli disponibili all'uso. I visitatori devono conoscere il nome della destinazione utilizzato dall'ufficio; il nome del modello del produttore può rimanere nell'inventario delle strutture.
Abbinate i colori dei percorsi a parole e frecce
Utilizzate colori distinti per aiutare le persone a seguire percorsi che conducono in direzioni diverse e abbinate ogni colore a un'etichetta di destinazione e a una freccia. Il testo deve comunque indicare dove andare anche quando una persona non riesce a distinguere i colori.
Ad esempio, una biforcazione vicino alla reception potrebbe mostrare un percorso blu Sale riunioni → e un percorso viola ← Sala allattamento Questi colori sono solo esemplificativi; scegliete una combinazione adatta alla segnaletica esistente dell'edificio. Mantenete coerenti il colore e la formulazione di ciascun percorso nelle svolte successive.
Decidete se un colore rappresenta una zona o un particolare gruppo di destinazioni. Se il blu indica l' Ala Est, utilizzatelo per tale zona in tutto l'ufficio. Non fate in modo che lo stesso blu significhi “sale riunioni” in un corridoio e “Ala Ovest” in un altro.
Quando la segnaletica a pavimento aiuta a proseguire un percorso attraverso un'area aperta, collegatela a cartelli leggibili nei punti decisionali. Verificate il percorso con le sedie estratte e l'ufficio nel normale utilizzo: una linea nascosta sotto gli arredi non può indicare la direzione successiva.
Mantenete le indicazioni visibili in ogni punto decisionale
Percorrete il tragitto dall'ingresso e individuate ogni punto in cui un nuovo arrivato deve scegliere: un incrocio di corridoi, un atrio degli ascensori, una porta che conduce a un'altra zona o il punto in cui un pod scompare dietro una parete divisoria. Collocate l'istruzione successiva dove possa essere letta prima di compiere tale scelta.
In un tratto lungo senza una destinazione visibile, aggiungete una conferma nei punti in cui le persone potrebbero ragionevolmente chiedersi se stanno ancora seguendo il percorso corretto. Evitate di aggiungere cartelli a intervalli regolari senza verificare a quale domanda risponda ciascuno di essi.
Utilizzate punti di riferimento permanenti e riconoscibili a supporto delle indicazioni. “Svoltate a sinistra presso l'atrio degli ascensori” offre ai visitatori un elemento che possono identificare. “Passate oltre la scrivania di Alex” presuppone conoscenze che non possiedono, e un'esposizione mobile può cessare di essere un punto di riferimento utile dopo una riorganizzazione dell'ufficio.
Verificate i cartelli dal reale punto di avvicinamento, anche da una posizione di osservazione da seduti. Leggeteli con l'illuminazione normale e controllate la presenza di abbagliamenti, riflessi sul vetro e ostacoli. Se l'etichetta finale della stanza è nascosta dietro un angolo, fornite un'indicazione direzionale precedente.
Includete la segnaletica delle uscite di emergenza nella verifica della visibilità. Mantenetela chiaramente visibile e assicuratevi che le indicazioni quotidiane delle stanze non la oscurino né creino confusione sulle vie di fuga designate dell'edificio.
Fate in modo che il pod o la stanza corretti siano facilmente riconoscibili
All’arrivo, i visitatori dovrebbero poter far corrispondere l’etichetta sulla porta al nome della destinazione che hanno seguito. Posizionate l’identificazione in un punto visibile durante l’avvicinamento e verificatela sia con la porta aperta sia con la porta chiusa.
Per più pod simili disposti in fila, applicate un’etichetta a ciascuno. Un’insegna di gruppo con la dicitura Cabine per chiamate porta nell’area corretta; Cabina per chiamate 03 conferma la destinazione specifica.
Mantenete separata l’identità dell’ambiente dalle informazioni variabili. Il nome rimane fisso, mentre un display per le prenotazioni o un indicatore di occupazione comunica il proprio stato. Anche un ambiente che sembra vuoto deve essere utilizzato in conformità alle regole dell’ufficio in materia di prenotazione e accesso.
Testate il percorso con una persona nuova in ufficio
Chiedete a un collega che non conosce il piano di iniziare dall’ingresso visitatori. Innanzitutto chiedetegli quali strutture condivise riesce a individuare consultando le informazioni disponibili. Poi indicategli una destinazione e lasciate che segua il percorso senza suggerimenti.
Annotate i punti in cui esita, imbocca la direzione sbagliata o chiede aiuto. Utilizzate queste osservazioni per individuare le informazioni mancanti:
| Cosa succede durante il percorso | Cosa verificare o modificare |
|---|---|
| Non si accorgono dell’esistenza delle cabine per chiamate. | Aggiungete o rendete più chiara la struttura nell’elenco all’ingresso. |
| Riconoscono il nome di un ambiente, ma non riescono a scegliere il corridoio. | Aggiungete un’etichetta della destinazione e una freccia prima dell’incrocio. |
| Seguono un colore, ma non individuano la svolta successiva. | Ripristinate il colore, la dicitura e la freccia del percorso nel punto decisionale. |
| Raggiungono il gruppo di cabine, ma scelgono l’unità sbagliata. | Fate corrispondere le etichette delle singole porte ai nomi delle prenotazioni. |
| Seguono un vecchio nome della sala o della posizione. | Aggiornate insieme l'elenco, la segnaletica, la mappa e la registrazione della prenotazione. |
Dopo aver effettuato le correzioni, ripetete il percorso con qualcuno che non lo conosce. La verifica pratica consiste nell'accertarsi che riesca a individuare la struttura, seguire le indicazioni e riconoscere la porta corretta senza che un dipendente debba integrare istruzioni mancanti.
Assegnate a un coordinatore delle strutture o degli ambienti di lavoro la responsabilità di mantenere l'elenco delle destinazioni. Includete una verifica della segnaletica di orientamento ogni volta che una sala viene rinominata, una cabina si sposta o cambiano le modalità di accesso per i visitatori. Percorrete il tragitto aggiornato prima che gli ospiti inizino a utilizzarlo.
