In breve
Un open space funziona quando le postazioni condivise sono soltanto una parte della disposizione. Parti da occupazione di picco, circolazione, vincoli dell’edificio e reali modelli di lavoro. Poi separa team silenziosi e attivi, controlla il parlato alla fonte e aggiungi spazi chiusi adatti a chiamate, lavoro concentrato e riunioni. Non iniziare dallo stile visivo o dal massimo numero possibile di scrivanie. Un piano praticabile protegge il movimento, offre a ogni attività un ambiente adatto e lascia spazio ai cambiamenti operativi.
Ultimo aggiornamento: 14 agosto 2026 | Autore: Richard | Tempo di lettura stimato: 11 minuti
Che cos’è un open space?
Un ufficio open space è un ambiente di lavoro con superficie condivisa, relativamente pochi uffici privati e gruppi di postazioni di lavoro disposti senza pareti a tutta altezza tra ciascun dipendente. I termini ufficio con pianta aperta, ufficio open concept, e ufficio open space descrivono generalmente lo stesso modello generale.
La disposizione non deve essere un’unica stanza indivisa. Un ufficio aperto pratico combina scrivanie condivise con zone tranquille, spazi chiusi per chiamate, piccoli ambienti per riunioni, percorsi di circolazione e aree di supporto. La caratteristica distintiva è una combinazione guidata da aree di lavoro aperte, non l’eliminazione completa dei confini.
Vantaggi e svantaggi dell’open space
Il valore di una disposizione aperta dipende dalla corrispondenza tra benefici e lavoro svolto e dal controllo degli svantaggi prevedibili.
| Beneficio potenziale | Quando è utile | Condizione di insuccesso |
|---|---|---|
| Accesso rapido ai colleghi | I team necessitano di coordinamento frequente e breve | Le conversazioni diventano parlato di fondo continuo |
| Pianificazione flessibile delle postazioni | Organico e organizzazione dei team cambiano | Gli arredi si spostano ma alimentazione, ventilazione e circolazione non si adattano |
| Uso efficiente della superficie condivisa | L’occupazione viene misurata in momenti di picco realistici | Le scrivanie vengono compresse prima di riservare spazio per movimento e supporto |
| Visibilità condivisa | Responsabili e team traggono beneficio dalla consapevolezza reciproca | Il movimento visivo interrompe il lavoro che richiede attenzione prolungata |
| Meno stanze permanenti | L’azienda necessita di tipi di spazio adattabili | Chiamate private, lavoro concentrato e piccole riunioni non hanno una destinazione |
Un open space è un buon candidato quando la maggior parte dei dipendenti beneficia di coordinamento regolare, le attività riservate sono limitate o possono spostarsi in ambienti chiusi e la presenza di picco lascia spazio sufficiente per circolazione e funzioni di supporto. È un candidato debole quando la maggior parte del lavoro richiede concentrazione prolungata, frequenti conversazioni riservate o controllo individuale permanente dell’ambiente.
L'apertura non dovrebbe essere considerata una prova di collaborazione. Uno studio sul campo condotto da Bernstein e Turban ha osservato due transizioni di uffici di aziende Fortune 500 e ha rilevato che l'interazione faccia a faccia è diminuita in entrambi i casi, mentre l'interazione elettronica è aumentata. Il risultato si applica a quelle due transizioni osservate, ma rappresenta un utile avvertimento: rimuovere le barriere fisiche non produce automaticamente una maggiore collaborazione di persona (studio).
Perché gli open space falliscono
Nell’esperienza di pianificazione di B&H Ergonomics, i problemi più persistenti derivano dalla sequenza. I team approvano un aspetto o un numero di postazioni prima di convalidare movimento, vincoli dell’edificio e lavoro che necessita di separazione acustica o visiva.
Lo stile viene scelto prima di capacità e flusso di lavoro
Un concept può apparire spazioso in un rendering e fallire durante la presenza di picco. Grandi tavoli condivisi, divisori decorativi e aree riunioni vetrate consumano la superficie utilizzabile diversamente dai blocchi mostrati in una planimetria preliminare.
Conferma occupazione di picco, ingombri delle postazioni, movimento delle sedie, contenimento, attrezzature di supporto e circolazione prima di scegliere una direzione visiva. Lo stile deve affinare un piano praticabile, non determinare se funziona.
La circolazione viene compressa per aggiungere più scrivanie
L’ingombro di una scrivania non equivale allo spazio usato da una persona. Le sedie arretrano, le persone si fermano a parlare, le ante degli armadi si aprono e il traffico bidirezionale necessita di spazio. Se queste zone di movimento vengono omesse, i dipendenti si urtano dietro le postazioni e i percorsi si ostruiscono.
Non applicare un'unica dimensione universale dei corridoi a ogni progetto. Gli spazi liberi richiesti dipendono dal percorso, dall'occupazione, dalla giurisdizione e dalle norme applicabili. Per i progetti negli Stati Uniti, i percorsi accessibili devono essere verificati rispetto agli Standard ADA 2010 per la progettazione accessibile, mentre l'architetto del progetto o il consulente normativo verifica i requisiti locali in materia di esodo e antincendio.
Team attivi e silenziosi vengono mescolati
Vendite, assistenza clienti, recruiting e team di progetto possono generare chiamate frequenti e brevi discussioni. Finanza, ingegneria, scrittura e ruoli analitici possono richiedere periodi più lunghi senza interruzioni vocali. Alternare questi team scrivania per scrivania costringe entrambi i gruppi ad adattarsi alla disposizione.
Raggruppate i team in base alla modalità di lavoro prevalente, quindi collocate spazi chiusi condivisi tra zone incompatibili. Un piano di quartiere d'ufficio basato sui team dovrebbe fornire a ciascun team una base operativa funzionale, mantenendo al contempo sale e cabine condivise accessibili dalle aree di passaggio comuni. L'obiettivo è evitare che una modalità di lavoro diventi il disturbo di sottofondo per un altro team, anziché etichettare un intero team come rumoroso.
Il controllo acustico viene aggiunto troppo tardi
Uno schema interamente aperto con molto vetro rigido e poche superfici assorbenti contiene poco il parlato. Dopo l’occupazione, aggiungere pannelli può ridurre parte del suono riflesso, ma non recupera spazio di circolazione né crea una separazione mai riservata.
Considera l'acustica come un piano a più livelli: riduci i rumori non necessari alla fonte, assorbi il suono riflesso, crea distanza tra attività incompatibili e racchiudi le attività che richiedono riservatezza nelle conversazioni. Per una sequenza di interventi più dettagliata, scopri come ridurre il rumore nell’open space.
I vincoli dell’edificio vengono trattati come superficie vuota
Pilastri, campate strutturali, aperture delle porte, finestre, bocchette, riprese, sprinkler, accesso elettrico e condizioni del soffitto influiscono sulla collocazione di persone e involucri. Forzare una griglia uniforme attorno a questi vincoli crea spazi residui in alcune aree e condizioni compresse in altre.
Mappa prima i vincoli fissi. Un pilastro può contribuire a definire il confine di una zona, ma non deve essere nascosto in un percorso di circolazione o ignorato fino all’installazione.
Pianificatore delle zone dell’open space
Suddividete il piano in zone in base ai comportamenti prima di assegnare i prodotti. La tabella seguente rappresenta un punto di partenza per la pianificazione, non un sostituto di un progetto misurato. Per le conversazioni informali e le attività sociali, sviluppate la disposizione dell'area break dell'ufficio considerandone i confini, gli ingressi e la relazione con le postazioni di lavoro vicine. Le persone dovrebbero poter raggiungere e utilizzare l'area senza trasformare una zona dedicata alla concentrazione in un percorso di passaggio o esporla a ogni conversazione.
| Modello di lavoro | Migliore zona di base | Collocare vicino a | Separare da | Controllo principale |
|---|---|---|---|---|
| Lavoro individuale ordinario | Zona di postazioni condivise | Contenimento del team e normale circolazione | Aree sociali ad alto traffico | Movimento locale libero e moderata schermatura visiva |
| Lavoro a concentrazione prolungata | Zona silenziosa o ambiente chiuso per concentrarsi | Team di appartenenza del dipendente | Chiamate commerciali, aree ristoro, stampanti e punti di riunione informali | Distanza, regole comportamentali e separazione acustica |
| Frequenti chiamate individuali | Zona chiamate con cabine monoposto | Team con elevato volume di chiamate | Zone silenziose | Contenimento del parlato e accesso comodo |
| Collaborazione pianificata | Zona di progetto o collaborazione | Strumenti condivisi, superfici di visualizzazione e team pertinenti | Lavoro ad alta concentrazione | Confini definiti e spazio prenotabile |
| Riunioni di piccoli gruppi | Huddle room chiusa o cabina acustica per riunioni | Circolazione principale senza ostruirla | Postazioni individuali | Separazione del parlato, sedute adeguate e ventilazione |
| Attività sociali e di supporto | Zona ristoro, stampa, touchdown o informale | Ingressi o servizi condivisi | Lavoro concentrato e riservato | Gestione del traffico e assorbimento |
| Movimento attraverso il piano | Rete di circolazione continua | Porte, uscite, servizi e tutte le zone occupate | Arredi, aree d’attesa e conflitti con le porte | Percorsi senza ostacoli convalidati prima di collocare gli arredi |
Usa la planimetria in questo ordine:
- Segna le condizioni immovibili dell’edificio e i percorsi regolamentati.
- Riserva le zone di circolazione e funzionamento delle porte.
- Traccia l’occupazione di picco e l’intero ingombro degli arredi durante l’uso.
- Raggruppa i team per frequenza delle chiamate, modello di collaborazione, riservatezza e necessità di concentrazione.
- Colloca supporti condivisi e ambienti chiusi dove gli utenti previsti possano raggiungerli senza attraversare zone silenziose.
- Convalida alimentazione, dati, ventilazione, illuminazione, coordinamento degli sprinkler, accessibilità e accesso di installazione con gli specialisti responsabili.
Phone booth, cabina per concentrarsi e cabina per riunioni a confronto
Scegli un ambiente chiuso rispondendo a tre domande: quante persone lo useranno, che cosa richiede l’attività principale e quanto dura una sessione normale. Le sole etichette dei prodotti non rispondono.
| Tipo di spazio | Utenti | Attività principale | Esigenza di privacy e spazio | Durata d’uso prevista | Non adatto quando |
|---|---|---|---|---|---|
| Cabina telefonica | 1 | Chiamata telefonica o video | Elevata separazione del parlato in un ingombro compatto | Sessioni più brevi | L’utente necessita di una grande scrivania, lavoro prolungato allo schermo o occupazione per l’intera giornata |
| Cabina per concentrarsi | 1 | Lavoro individuale concentrato o sessione video più lunga | Privacy visiva, piano di lavoro, postura ergonomica e suono controllato | Sessioni individuali più lunghe | L’attività richiede frequente accesso del team o l’allestimento interno non sostiene il periodo di lavoro previsto |
| Cabina acustica per riunioni | 2 o più | Discussione, colloquio, revisione o riunione ibrida | Sedute di gruppo, linee visive condivise, separazione del parlato e flusso d’aria adeguato | Sessioni di gruppo programmate | Occupazione, sedute, ventilazione o tecnologia non corrispondono al modello di riunione |
| Stanza chiusa | 1 o più | Lavoro ripetuto di lunga durata, sensibile o specialistico | Maggiore controllo su disposizione e servizi dell’edificio | Occupazione prolungata o ricorrente | L’azienda necessita di un ambiente mobile e non può giustificare una costruzione permanente |
Scegli lo spazio più piccolo che supporti occupazione e attività reali senza compromettere il comfort. Chi telefona da solo non necessita di un involucro di gruppo, mentre chi si concentra non deve trascorrere lunghe sessioni in una cabina progettata soltanto per brevi chiamate. La capacità delle riunioni deve riflettere la presenza normale, non la riunione più grande che avviene una volta a trimestre.
Una volta individuate le postazioni di lavoro mancanti, confronta pod per ufficio in base a capienza, attività, configurazione interna, ventilazione e spazio disponibile per il posizionamento. La selezione del prodotto dovrebbe seguire il piano di zonizzazione.
Come collocare gli spazi di privacy senza compromettere la circolazione
Un involucro risolve un problema soltanto se non ne crea un altro. Controlla la posizione dal percorso dell’utente, dalle postazioni circostanti e dai sistemi dell’edificio sopra e sotto la planimetria.
Preserva l’intero spazio di movimento
Disegna corpo dell’involucro, apertura della porta, percorso d’ingresso, arretramento delle sedie vicine e traffico di passaggio. Un’unità che entra come rettangolo può comunque restringere un percorso quando la porta è aperta o qualcuno attende fuori.
Mantieni gli spazi ad alta frequenza vicini agli utenti
Gli spazi per chiamate devono essere comodi per i team che li usano ripetutamente. Se il percorso è troppo lungo, i dipendenti continueranno a telefonare dalle scrivanie. La comodità fa parte del controllo acustico.
Usa gli involucri come confini, non come barriere
Un involucro può separare una zona attiva da una più tranquilla, ma l’ingresso non deve essere rivolto direttamente verso il lavoro concentrato né far uscire gli utenti in un passaggio stretto. Orienta porte e superfici vetrate rispetto a traffico e condizioni di privacy reali.
Coordina i servizi dell’edificio prima dell’approvazione
Conferma altezza del soffitto, illuminazione, alimentazione, dati, ventilazione, riprese d’aria, sprinkler, livello del pavimento e accesso di consegna. Il solo ingombro di un prodotto non è un piano di installazione e la revisione locale può influire sulla posizione finale.
Verifica la disposizione durante l’uso di picco
Simula sedie occupate, chiamate simultanee, cambi tra riunioni, consegne, pulizia e accesso alle attrezzature condivise. Un piano che funziona soltanto con tutte le sedie rientrate non è pronto per l’approvazione.
Che cosa possono e non possono risolvere le cabine per ufficio
Le cabine per ufficio sono utili quando il piano non dispone di spazi chiusi, ma non risolvono ogni problema dell’open space.
| Problema | Che cosa correggere prima | Una cabina può aiutare? | Confine |
|---|---|---|---|
| Le chiamate si diffondono nell’intero piano | Allontana le chiamate dal lavoro silenzioso e riduci il parlato alla fonte | Sì, offrendo alle chiamate una destinazione chiusa | Non corregge il suono riflesso nel resto della stanza |
| I dipendenti non trovano uno spazio per concentrarsi | Definisci domanda, regole di accesso e posizione | Sì, con un ambiente monoposto adatto alla concentrazione | Non rende silenziosa una zona di scrivanie sovraffollata |
| Le piccole riunioni occupano i corridoi tra scrivanie | Offri un ambiente di gruppo prenotabile vicino ai team pertinenti | Sì, quando capacità e tecnologia corrispondono alle normali riunioni | Non sostituisce sale conferenze più grandi o specialistiche |
| I percorsi principali sono troppo stretti | Riduci, ridimensiona o riorienta gli arredi e ripristina la circolazione | No | Aggiungere un altro involucro aumenta il conflitto |
| L’ufficio è caldo o scarsamente ventilato | Riesamina il sistema dell’edificio e i carichi termici durante l’occupazione | Soltanto come parte di un piano coordinato | Una cabina non corregge il progetto HVAC della stanza |
| Troppe persone condividono il piano | Riesamina occupazione di picco, modelli di presenza e numero di postazioni | No | I prodotti per la privacy non possono compensare una densità eccessiva |
| Il lavoro riservato domina la giornata | Rivaluta il modello complessivo dell’ufficio aperto | A volte | Stanze permanenti o una diversa combinazione di spazi possono essere più adatte |
La sequenza pratica è correggere prima gli errori di pianificazione, poi usare gli ambienti chiusi per colmare lacune specifiche. Acquistare diverse unità senza una mappa della domanda può creare lo stesso squilibrio dell’aggiungere sale riunioni senza sapere chi ne ha bisogno.
Checklist per la disposizione dell’open space
Prima di disegnare la disposizione
- Registra l’organico massimo presente per team e giorno, non soltanto l’organico totale a libro paga.
- Conta chiamate individuali, sessioni di lavoro concentrato e piccole riunioni simultanee nei periodi intensi.
- Identifica i ruoli con requisiti di riservatezza, concentrazione prolungata o attrezzature specialistiche.
- Ottieni una planimetria accurata con pilastri, porte, finestre, servizi dell’edificio e dislivelli.
- Conferma quali professionisti sono responsabili delle verifiche di accessibilità, esodo, incendio, impianto elettrico, ventilazione e installazione.
Prima di fissare il numero di postazioni
- Riserva la circolazione primaria e secondaria prima di riempire le file di scrivanie.
- Disegna sedie, contenimento, aperture delle porte e spazio d’attesa nelle posizioni d’uso.
- Separa i team con molte chiamate e molta collaborazione da quelli ad alta concentrazione.
- Colloca stampanti, punti ristoro e aree di riunione informali fuori dalle zone silenziose.
- Verifica il piano con occupazione di picco e durante i comuni eventi di movimento.
Prima di scegliere gli spazi chiusi
- Abbina ogni spazio a numero di utenti, attività principale, requisito di privacy e durata prevista.
- Conferma piano interno, seduta, alimentazione, dati, illuminazione ed esigenze per videochiamate.
- Controlla ventilazione e occupazione prevista con fornitore e team di progetto.
- Conferma orientamento della porta, spazio di accesso, percorso di consegna e accesso di installazione.
- Evita di usare una cabina per nascondere un problema irrisolto di densità, circolazione o edificio.
Prima dell’approvazione finale
- Percorri la disposizione con rappresentanti dei team attivi e silenziosi.
- Verifica che ogni attività ricorrente abbia una destinazione adeguata.
- Esamina la planimetria misurata con i professionisti responsabili di progetto, facility e normativa.
- Controlla che la disposizione possa accogliere cambiamenti realistici dei team o della presenza.
- Registra le ipotesi alla base di organico, domanda di stanze e quantità di prodotti, affinché possano essere riesaminate dopo l’occupazione.
Un open space è pronto per l’approvazione quando il movimento funziona al picco, le attività incompatibili sono separate e ogni attività ricorrente ha un ambiente appropriato. Se tali condizioni sono irrisolte, cambiare le finiture o aggiungere scrivanie non completerà il piano.
FAQ
Quanto spazio deve esserci tra le postazioni in un open space?
Non esiste un’unica distanza valida per ogni open space. Il piano deve considerare scrivania, posizione occupata della sedia, arretramento, accesso al contenimento, traffico di passaggio e funzionamento delle porte vicine. Il team responsabile deve inoltre verificare i requisiti di accessibilità, esodo e incendio applicabili alla posizione e al tipo di percorso.
Di quante phone booth o cabine per ufficio necessita un open space?
Basa la quantità sul picco della domanda simultanea anziché sul numero totale di dipendenti. Registra quante chiamate private, sessioni di concentrazione e piccole riunioni si svolgono contemporaneamente, quindi confronta questa domanda con la disponibilità attuale degli spazi e le code osservate. Il mix dovrebbe essere riesaminato dopo aver rilevato l’occupazione, poiché i modelli di presenza e il comportamento nelle prenotazioni possono cambiare. Un metodo più dettagliato è disponibile in questa guida per pianificazione dello spazio commerciale con cabine per ufficio.
I pannelli acustici possono correggere un open space rumoroso?
I pannelli acustici possono ridurre il suono riflesso, ma non creano privacy vocale né correggono una zonizzazione inadeguata, densità eccessiva o chiamate accanto alle postazioni per concentrarsi. Usa l’assorbimento come un livello insieme a controllo alla fonte, distanza, regole comportamentali e ambienti chiusi per le attività che richiedono separazione.
Gli open space sono adatti al lavoro riservato?
Possono supportare lavoro riservato occasionale quando i dipendenti hanno accesso comodo a spazi chiusi e gestiti adeguatamente. Se chiamate riservate, documenti sensibili o discussioni private dominano la giornata, una disposizione mista con più stanze chiuse permanenti è normalmente più adatta di un piano prevalentemente aperto.
