Spazi dedicati in ufficio: come progettare zone di lavoro silenziose per i team ibridi

Risposta rapida

Gli spazi di concentrazione sono aree dedicate all’interno di un ambiente di lavoro affollato che favoriscono la concentrazione, la privacy e la qualità delle chiamate. In un ufficio ibrido, dovrebbero comprendere una combinazione di zone silenziose, cabine telefoniche, spazi individuali chiusi e piccole aree private per le riunioni, in modo che i dipendenti possano passare dalla collaborazione al lavoro di approfondimento senza dover lasciare l’ufficio.

Ultimo aggiornamento: 29 giugno 2026 | Autore: Richard | Tempo di lettura stimato: 8 minuti

Perché gli spazi dedicati sono così importanti oggi

Gli uffici open space sono stati progettati per facilitare la collaborazione. Il problema è che la maggior parte delle giornate lavorative non consiste solo nella collaborazione.

I dipendenti devono comunque scrivere, programmare, analizzare, esaminare dati, gestire conversazioni riservate e partecipare a videochiamate. Se l’ufficio non è in grado di supportare queste attività, le persone imparano una semplice lezione: quando il lavoro è importante, è meglio tornare a casa.

È qui che entrano in gioco gli spazi dedicati alla concentrazione. Una buona progettazione di questi spazi offre alle persone un luogo in cui lavorare senza chiacchiere nelle vicinanze, rumori di tastiera, movimenti visivi o interruzioni impreviste. Per i team delle risorse umane, della finanza, della direzione e delle vendite, offre inoltre un luogo in cui parlare senza che le conversazioni delicate diventino rumore di fondo per l’intero piano.

L'obiettivo non è rendere l'ufficio silenzioso. L'obiettivo è rendere l'ufficio adatto a più di un tipo di lavoro.

Cosa si intende per “spazio dedicato”?

Uno “spazio dedicato” è qualsiasi ambiente di lavoro progettato per ridurre le interruzioni e favorire la concentrazione o la privacy.

Può trattarsi di una zona con scrivanie tranquilla, una stanzetta, una cabina telefonica, una postazione individuale chiusa, un’area di lavoro privata per due persone o una sala riunioni compatta. La scelta giusta dipende dall’attività da svolgere.

Per lavorare in profondità da soli o per conversazioni private in un ambiente raccolto, B&H Ergonomics cialde di focalizzazione are the most relevant commercial category. Short calls are better matched to office phone booths, while enclosed collaboration usually needs meeting pods.

I quattro problemi che gli spazi dedicati alla riflessione dovrebbero risolvere

1. Distrazione causata da OpenOffice

La lamentela più comune è semplice: le persone non riescono a pensare.

Una conversazione nelle vicinanze, il ritmo di una tastiera, qualcuno che passa o una domanda casuale possono interrompere il filo dei pensieri. Una ricerca su distrazione uditiva negli uffici open space dimostra inoltre perché il parlato comprensibile possa risultare particolarmente di disturbo negli ambienti di lavoro condivisi.

Uno spazio dedicato offre ai dipendenti un luogo ben definito in cui svolgere attività che richiedono continuità.

2. Riservatezza e privacy

Alcune attività d'ufficio non dovrebbero essere svolte in pubblico.

Le conversazioni relative alle risorse umane, le revisioni finanziarie, le discussioni sulla retribuzione, i colloqui con i dirigenti, le trattative con i clienti e le riunioni della dirigenza richiedono tutte riservatezza. Uno spazio dedicato aiuta a proteggere sia chi parla sia le persone nelle vicinanze che non dovrebbero ascoltare contenuti sensibili.

In questo contesto è necessario utilizzare un linguaggio preciso. Una cabina o un box può migliorare la riservatezza della conversazione e ridurre le distrazioni, ma non descriverla come completamente insonorizzata a meno che tale affermazione non sia supportata da un metodo di prova adeguato e da prove concrete. I risultati acustici variano a seconda del metodo di prova, dell’installazione, delle condizioni del luogo e della configurazione di misurazione.

3. Riunioni video e chiamate frequenti

Il lavoro ibrido ha trasformato l'ufficio in un ambiente di trasmissione. I dipendenti ora comunicano con colleghi, clienti, fornitori e candidati in remoto per tutta la giornata.

Uno spazio ben progettato per le chiamate dovrebbe garantire:

• uno sfondo tranquillo;
• ventilazione confortevole;
• illuminazione funzionale;
• accesso all'energia;
• un’esperienza nel settore delle riprese video professionali;
• spazio sufficiente per lavorare al computer portatile;
• una politica di prenotazione che impedisca l'occupazione abusiva per l'intera giornata.

4. Progettazione flessibile degli spazi

Gli spazi fissi possono risolvere i problemi di privacy, ma riducono la flessibilità. Se il team si trasferisce, cresce, si riduce o cambia la disposizione dei posti a sedere, gli spazi fissi possono diventare vincoli costosi.

Modular focus spaces are often easier to relocate or reconfigure. Soluzioni UL describes modular office rooms as a way to restore privacy in open workplaces, which is relevant when hybrid teams need movable enclosed space.

Di quanti spazi dedicati alla concentrazione ha bisogno un ufficio?

Un punto di partenza pratico è prevedere uno spazio dedicato ogni 15 dipendenti. Lo considererei un punto di riferimento, non una regola fissa.

A seconda delle squadre, i rapporti variano.

Il rapporto dovrebbe dipendere dal tipo di attività. Un team di programmatori potrebbe aver bisogno di una maggiore capacità di concentrazione protetta rispetto a un team amministrativo generico. Un team di vendita potrebbe aver bisogno di un numero minore di postazioni per il lavoro approfondito, ma di un numero maggiore di cabine telefoniche. Un team finanziario potrebbe dare maggiore importanza alla privacy piuttosto che al numero di posti a sedere.

If usable floor area is still uncertain, the calcolatore di spazio per ufficio can estimate total workspace requirements before you reserve space for quiet zones and enclosed pods.

Un metodo di pianificazione più efficace: definire prima le modalità di lavoro

Non iniziare chiedendo: “Quanti pod dovremmo comprare?”

Inizia dal lavoro.

Ciò evita di acquistare una quantità eccessiva di un determinato tipo di prodotto e di non risolvere adeguatamente il vero problema sul posto di lavoro.

Dove collocare gli spazi dedicati alla concentrazione

La disposizione è importante tanto quanto la quantità.

Uno spazio dedicato alla concentrazione situato vicino alla zona sbagliata diventa difficile da utilizzare. Se si colloca uno spazio per il lavoro approfondito accanto alla cucina, i dipendenti lo eviteranno. Se si nasconde una cabina telefonica troppo lontana dal team, le persone continueranno a rispondere alle chiamate dalle proprie postazioni.

Segui queste regole di posizionamento:

• Predisponete spazi per le chiamate vicino ai team che hanno riunioni programmate frequenti.
• Posiziona gli spazi dedicati al lavoro approfondito vicino ai team che richiedono grande concentrazione, ma lontano dalle zone di collaborazione rumorose.
• Predisponete spazi riservati dedicati alle risorse umane e alla finanza, in modo che gli utenti che trattano informazioni riservate possano accedervi senza sentirsi esposti.
• Evitare le stampanti, le zone della dispensa, il traffico nella reception e i corridoi principali.
• Lasciare spazio sufficiente per le porte, la manutenzione, la pulizia e la circolazione.
• Verificare i requisiti relativi all’alimentazione, alla ventilazione e ai dati prima del posizionamento definitivo.
• Rendete gli spazi sufficientemente visibili affinché i dipendenti sappiano che possono utilizzarli.

Per una pianificazione su più stand, postazioni di lavoro e sale riunioni, confronta B&H Ergonomics baccelli per ufficio in base ai casi d'uso prima di scegliere la miscela definitiva.

Quando basta una zona di silenzio

Una zona di silenzio può funzionare quando il problema è rappresentato dalla distrazione causata dalla luce e il team rispetta già le regole concordate.

Utilizza una zona silenziosa quando:

• le persone hanno bisogno di brevi sessioni di concentrazione;
• non si tratta di un discorso riservato;
• i dipendenti non rispondono al telefono;
• la distrazione visiva è gestibile;
• la cultura aziendale favorisce un comportamento discreto;
• I pannelli acustici, la disposizione degli spazi e le linee guida possono risolvere gran parte del problema.

Una zona silenziosa di solito non è sufficiente quando si ha bisogno di parlare in privato, effettuare videochiamate di lunga durata, tenere conversazioni delicate o garantire una netta separazione visiva.

Quando una capsula chiusa è la scelta più sensata

Una cabina chiusa rappresenta la soluzione migliore quando il lavoro richiede una separazione più netta.

Scegli uno spazio di concentrazione chiuso quando:

• le interruzioni stanno riducendo il lavoro di alto valore;
• si tengono regolarmente conversazioni riservate;
• i dipendenti hanno bisogno di uno sfondo uniforme per le videoconferenze;
• il rumore delle telefonate si sta diffondendo in tutto l'ufficio open space;
• le squadre hanno bisogno di spazi modulabili anziché di strutture fisse;
• Le persone hanno bisogno di un chiaro segnale di “non disturbare”.

Una cabina non sostituisce una buona politica aziendale. Rende però più facile attenersi a tale politica, poiché il confine è ben visibile.

Perché gli spazi modulari dedicati possono essere migliori delle nuove costruzioni

Uno spazio fisso può essere la soluzione ideale per uffici con una struttura stabile e piani di occupazione a lungo termine. Tuttavia, molti uffici ibridi cambiano troppo rapidamente perché ogni esigenza di privacy debba tradursi in un progetto edilizio.

Per gli uffici in affitto, i team in espansione e le aziende che modificano spesso la disposizione dei posti di lavoro, la modularità non è una caratteristica secondaria. È parte integrante del modello di business.

Lista di controllo per l'approvvigionamento di spazi dedicati

Prima di richiedere un preventivo, raccogli le seguenti informazioni:

• il numero massimo di dipendenti presenti in una giornata, non solo il numero totale dei dipendenti;
• le squadre con la maggiore determinazione, vocazione o esigenza di privacy;
• utilizzo previsto: telefonate, lavoro di concentrazione, risorse umane, finanza, gestione, colloqui o riunioni;
• quantità desiderata e rapporto approssimativo;
• pianta o schizzo di disposizione;
• disponibilità di alimentazione e dati;
• numero di partecipanti richiesto: una persona, due persone o un piccolo gruppo;
• durata tipica di una sessione;
• requisiti in materia di ventilazione e illuminazione;
• se in futuro potrebbe essere necessario spostare lo spazio;
• indirizzo di consegna e vincoli di installazione.

Come evitare che gli spazi di concentrazione diventino uffici privati

Una preoccupazione diffusa è che i dipendenti occupino gli spazi migliori per tutto il giorno.

Si tratta di un problema di politica, non di un motivo per evitare gli spazi dedicati.

Stabilisci delle regole semplici:

• Le cabine telefoniche servono per le chiamate brevi.
• Le postazioni di lavoro sono pensate per il lavoro di concentrazione, l’utilizzo privato del laptop e le conversazioni individuali in un ambiente raccolto.
• I moduli per riunioni sono destinati al lavoro in piccoli gruppi.
• Nelle zone di silenzio non è consentito telefonare.
• Le sessioni di lunga durata dovrebbero essere prenotabili, ma non illimitate.
• È opportuno riesaminare l'utilizzo dopo 30, 60 e 90 giorni.

Se ogni postazione è prenotata per l'intera giornata, la domanda è reale. Se invece le persone le evitano, verifica la posizione, il comfort, le difficoltà di prenotazione o se la combinazione di postazioni corrisponde alle effettive abitudini di lavoro.

Un piano semplice per organizzare lo spazio di lavoro in un ufficio da 60 persone

Per un ufficio ibrido equilibrato da 60 persone, non partirei da un unico tipo di prodotto. Opterei invece per una soluzione mista.

Questo è solo un modello iniziale. Il piano migliore si baserà sui dati di utilizzo effettivi raccolti dopo il lancio.

I migliori spazi dedicati alla concentrazione favoriscono lo svolgimento dell’intera giornata lavorativa

L'ufficio deve competere con la casa per quanto riguarda la concentrazione, ma ha anche qualcosa che la casa non ha: le persone, la cultura, gli strumenti e la collaborazione immediata.

Una progettazione degli spazi ben studiata consente ai dipendenti di sfruttare entrambi i lati dell’ufficio. Possono partecipare a una discussione di gruppo, allontanarsi per lavorare in tranquillità, rispondere a una chiamata privata e tornare a collaborare senza che il rumore comprometta la loro giornata lavorativa.

Questo è il vero valore. Gli spazi dedicati alla concentrazione non rendono l’ufficio più silenzioso solo per il gusto di farlo. Rendono l’ufficio più funzionale.

Per ricevere assistenza nella pianificazione, inviate a B&H Ergonomics il numero di membri del vostro team, la planimetria, i principali casi d’uso, le esigenze in materia di privacy e la quantità desiderata. Il team potrà aiutarvi a confrontare cabine telefoniche, postazioni di lavoro, postazioni per riunioni e altre opzioni di postazioni da ufficio più generiche, in base alle effettive modalità di funzionamento del vostro ambiente di lavoro.

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