Estudo sobre a proporção entre cabines e secretárias nos escritórios: o que mais de 500 disposições revelam, na realidade

Resposta rápida

Não existe uma proporção universal entre cabines e secretárias no escritório. Uma análise interna da B&H Ergonomics a mais de 500 plantas de escritórios de clientes, entre 2020 e 2025, revelou que o número máximo de colaboradores no local, o tipo de trabalho e a finalidade das cabines são fatores mais úteis do que apenas o número total de secretárias. Como modelo inicial, divida o número máximo de colaboradores no local por 18 para cabines telefónicas, por 32 para cabines de reunião e por 45, 35 ou 25 para cabines de trabalho, dependendo de a necessidade de concentração ser baixa, média ou elevada. Arredonde para cima e, em seguida, ajuste com base nos dados reais de utilização.

Última atualização: 19 de julho de 2026 | Autor: Equipa B&H Ergonomics | Tempo estimado de leitura: 8 minutos

Resumo do estudo

Trata-se de dados de planeamento da própria empresa, não de um estudo académico aleatório. O valor desta análise é prático: demonstra por que razão um rácio aplicado a todo o escritório pode resultar numa combinação errada de produtos, mesmo quando o número total de espaços parece razoável.

Correção à anterior “Proporção Áurea” de 1:5”

Uma versão anterior deste artigo apresentava um pod por cada cinco secretárias como referência ideal para um escritório híbrido padrão. A B&H Ergonomics já não considera a proporção de 1:5 como uma recomendação universal.

Essa formulação era demasiado genérica por três razões:

1. Combinava cabines telefónicas, espaços de trabalho e espaços de reunião, apesar de estes resolverem problemas diferentes.
2. Utilizava o número de secretárias como principal denominador, mesmo quando o regime de presença híbrido fazia com que muitas secretárias ficassem desocupadas num dia normal.
3. Não explicava como as equipas com grande volume de chamadas, com grande volume de trabalho de concentração e com grande volume de colaboração deveriam ser ajustadas de forma diferente.

Um rácio pode ainda ser útil, mas apenas depois de o comprador definir o tipo de módulo, a população máxima no local e a carga de trabalho que o módulo deve absorver.

Por que razão o número máximo de colaboradores presentes no local é um melhor ponto de partida do que o número total de secretárias

Os módulos de escritório destinam-se a pessoas que necessitam de privacidade ao mesmo tempo. Uma empresa pode ter 100 secretárias atribuídas, mas apenas 55 pessoas presentes num dia normal de grande afluência. Planear a quantidade de módulos com base nas 100 secretárias pode sobrestimar a procura. Planear com base num dia médio mais calmo pode subestimá-la.

Utilize um valor de referência comum para o número máximo de pessoas no local: o número de pessoas normalmente presentes durante um período de grande afluência e recorrente, em vez do evento mais movimentado do ano. As orientações relativas a instalações públicas também consideram a ocupação e a utilização como parâmetros mensuráveis para o planeamento; a Administração de Serviços Gerais dos EUA publica orientações para a elaboração de relatórios sobre ocupação e utilização no contexto do espaço federal.

O número de secretárias continua a ser importante para a disposição do espaço e a circulação. Não basta, simplesmente, prever a procura simultânea por chamadas privadas, trabalho concentrado e pequenas reuniões.

Referências atuais de planeamento de módulos de escritório B&H

A análise do layout «500+» revela-se mais útil quando as lições que dela se retiram são convertidas num modelo do tipo «pod». Atualmente, o B&H Ergonomics utiliza os seguintes divisores como pressupostos de planeamento inicial, e não como requisitos fixos.

Arredonde sempre o resultado para cima. Um cálculo de 2,2 cabines telefónicas significa três cabines, e não duas.

Exemplo prático: Um escritório com capacidade máxima para 60 pessoas

Suponhamos que um local de trabalho híbrido tenha 95 colaboradores, 80 secretárias e 60 pessoas presentes no local durante um dia normal de grande afluência. A equipa realiza videochamadas regulares, tem uma exigência moderada em termos de concentração e realiza frequentemente pequenas reuniões.

O total é de aproximadamente uma cabine por cada 7,5 pessoas presentes, mas essa proporção combinada é menos útil do que a própria combinação. Quatro cabines telefónicas, duas cabines de reunião e duas cabines de trabalho funcionarão de forma muito diferente de oito unidades de um único tipo de cabine.

Se o mesmo escritório de 60 pessoas for dominado por engenharia de software ou outras funções que exigem grande concentração, o cálculo das áreas de trabalho pode passar de 60 ÷ 35 para 60 ÷ 25, resultando em três áreas de trabalho em vez de duas. Se as chamadas de saída forem a atividade predominante ao longo do dia, a equipa responsável pelas instalações deve aumentar, em primeiro lugar, o número de cabines telefónicas, em vez de aumentar a capacidade de módulos não relacionados com essa atividade.

Cinco conclusões que são mais importantes do que um único rácio de destaque

1. O denominador altera o resultado

O número total de colaboradores, as secretárias atribuídas, a assiduidade média e a assiduidade máxima não são conceitos intercambiáveis. No caso de espaços de privacidade partilhados, a assiduidade máxima comum é normalmente o ponto de partida mais útil, uma vez que representa as pessoas que podem competir pelos mesmos espaços ao mesmo tempo.

2. As categorias de pods não podem ser agrupadas sem perderem o seu significado

Uma cabina telefónica permite fazer chamadas privadas curtas. Um espaço de trabalho individual permite sessões individuais mais longas. Um espaço de reunião permite a colaboração em pequenos grupos. Referir oito “espaços” sem indicar a sua composição oculta o resultado operacional.

3. Os padrões departamentais são menos marcantes do que os padrões de trabalho observados

As equipas de vendas e de recrutamento costumam gerar mais procura por chamadas, enquanto as equipas de engenharia e de redação podem gerar mais procura por atenção. No entanto, a designação por si só não é suficiente. Duas equipas com o mesmo nome podem utilizar o escritório de forma diferente.

4. O rácio combinado só é útil como resumo

No exemplo das 60 pessoas, o resultado combinado é de um espaço por cada 7,5 pessoas presentes. Esse número é adequado para um resumo breve, mas é a combinação subjacente de quatro cabines telefónicas, dois espaços de trabalho e dois espaços de reunião que torna este valor de referência prático.

5. O valor de referência deve ser revisto quando a utilização real não corresponder a esse valor

Filas visíveis, marcações sem sucesso, utilização individual de grandes salas de conferências, sessões invulgarmente longas ou cabines que permanecem constantemente sem utilização são, todas elas, indícios de que os pressupostos iniciais têm de ser alterados. A utilização pode ser medida sem registar o conteúdo das chamadas, das reuniões ou do trabalho confidencial.

Limites da metodologia

Utilize estes valores de referência dentro dos seguintes limites:

• A análise baseia-se nos registos de planeamento dos clientes da B&H Ergonomics, pelo que não se trata de uma amostra aleatória de todos os locais de trabalho.
• O resumo público não apresenta uma repartição padronizada por país, setor, dimensão do escritório ou política de regresso ao escritório.
• As identidades dos clientes e as plantas originais não são publicadas.
• A ocupação ou os padrões de utilização comunicados podem ser influenciados pela localização, pelas regras de reserva, pelo conforto, pela cultura da empresa e pelo leque de produtos.
• Os parâmetros de referência não substituem as avaliações locais relativas à construção, acessibilidade, segurança contra incêndios, instalações elétricas ou às próprias instalações.
• Estes rácios não constituem alegações relativas ao desempenho acústico e não garantem privacidade, disponibilidade, produtividade ou retorno do investimento.

Estas limitações não tornam os dados inutilizáveis. Definem, sim, a forma correta de os utilizar: um modelo inicial fundamentado que deve ser testado no local de trabalho real do comprador.

Histórico de versões

As futuras revisões devem preservar esta distinção entre a análise interna subjacente e o atual modelo de planeamento. Se a definição da amostra, o período de análise, a metodologia pública ou o cálculo sofrerem alterações, a página deve indicar essa alteração, em vez de substituir silenciosamente o valor de referência.

Como aplicar o benchmark a um projeto real

Comece por considerar o pico de afluência, divida a procura em chamadas, tarefas específicas e pequenas reuniões e, em seguida, calcule cada tipo de grupo separadamente. O guia B&H Ergonomics para planeamento de espaços para escritórios comerciais com cápsulas de escritórios aborda, de forma mais pormenorizada, a colocação, a potência, a circulação, o acesso à entrega e a preparação de orçamentos.

Quando a quantidade e os casos de utilização estiverem definidos, compare a gama mais ampla de cápsulas de escritório por capacidade e função no local de trabalho. Um fornecedor deve analisar a planta e o padrão de trabalho antes de considerar qualquer referência como uma especificação de compra.

Detalhes da referência

As organizações podem citar os resultados agregados, indicando claramente a fonte e incluindo uma ligação para esta página. Descreva a investigação como uma análise interna da B&H Ergonomics a mais de 500 disposições de escritórios de clientes entre 2020 e 2025, e não como uma norma independente do setor ou um estudo sujeito a revisão por pares.

Citação sugerida:

B&H Ergonomics. “Estudo sobre a proporção entre cabines e secretárias nos escritórios: o que mais de 500 disposições revelam, na realidade.” Última atualização a 19 de julho de 2026.

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